Электронные трудовые книжки

Электронные трудовые книжки. Изменения законодательства 2020 года.

Что необходимо знать работодателю, какие меры предпринять в связи с введением электронных трудовых книжек?

Краткая инструкция по применению.

01 января 2020 г. вступил в силу Федеральный закон № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16 декабря 2019 года, которым была ознаменована постепенная отмена трудовых книжек в бумажном виде и переход на электронные трудовые книжки. Принятие данного закона не только вызвало широкий общественный резонанс, но и повлекло за собой появление других нововведений, в частности, новой формы отчетности в Пенсионный фонд Российской Федерации – СЗВ-ТД.

В данной статье мы сознательно не даем оценку эффективности перехода на электронные трудовые книжки, а также возможных последствий данной законодательной инициативы в будущем. Данные темы широко освещались средствами массовой информации, экспертами. Остановимся на алгоритме действий, которого нужно придерживаться кадровику, чтобы привести в соответствие с новыми требованиями кадровую документацию компании и выстроить кадровый учет компании по новым правилам.

Следует уточнить, что окончательный переход на ведение сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде произойдет в 2021 г. Но некоторые действия необходимо предпринять уже в переходном 2020 г.

МЕРЫ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ПРЕДПРИНЯТЬ РАБОТОДАТЕЛЮ В 2020 ГОДУ В СВЯЗИ С ВВЕДЕНИЕМ ЭЛЕКТРОННЫХ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

1. Новый отчет о трудовой деятельности работников - СЗВ-ТД.

В январе 2020 года необходимо было настроить программное обеспечение, чтобы передавать в Пенсионный фонд Российской Федерации новый отчет о трудовой деятельности работников - СЗВ-ТД.

 Первый раз отчет по новой форме необходимо было сдать уже в феврале 2020 года. Сроки такие же, как для отчета СЗВ-М (15-e число месяца, следующего за отчетным).

Исключение составляют случаи, когда отчет по форме СЗВ-ТД направляется в Пенсионный фонд Российской Федерации в связи с приемом на работу или увольнением работников. Законодатель неоднократно вносил изменения в сроки предоставления отчетности. Так, в январе 2020 г. работодатель обязан был предоставить отчет по форме СЗВ-ТД не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имел место соответствующий факт. С 9 апреля 2020 года сроки изменились: необходимо предоставлять данный отчет не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу, об увольнении.

Форму СЗВ-ТД необходимо заполнять только на тех сотрудников, с которыми у Вас оформлены трудовые отношения. Если же у Вас заключен с сотрудником гражданско-правовой договор, то отчет по новой форме предоставлять в Пенсионный фонд Российской Федерации не требуется.

В отличие от формы СЗВ-М новую форму необходимо сдавать только в ряде случаев:

• приема на работу нового сотрудника;
• перевод работника на другую постоянную работу;
• увольнение работника;
• если работник направил Вам заявление о продолжении ведения его трудовой книжки в бумажном виде;
• если работник направил Вам заявление о переходе на электронную трудовую книжку;

Если в течение 2020 года у Вас не произошло никаких кадровых изменений, а также не поступали заявления от работников в части выбора вида формирования и ведения трудовых книжек, то в этом году сдавать отчет по новой форме СЗВ-ТД Вам не требуется.

В этом случае первый обязательный отчет по форме СЗВ-ТД Вы будете сдавать в Пенсионный фонд Российской Федерации только в феврале 2021 года (не позднее 15 числа), но уже на всех без исключения сотрудников, которые работают у Вас по трудовому договору, вне зависимости от того, были ли какие-то кадровые перестановки или нет, при этом нужно будет указать данные о трудовой деятельности работника в вашей организации по состоянию на 1 января 2020 года. Например, если сотрудник устроился на работу в октябре 2019 года, а в январе 2020 года у него был перевод на другую должность, то в отчете по форме СЗВ-ТД необходимо отразить оба факта.

Обращаем внимание, что утверждение новой формы СЗВ-ТД не отменяет обязанности работодателя ежемесячно сдавать в Пенсионный фонд Российской Федерации отчетность по форме СЗВ-М.

Форма представления сведений о трудовой деятельности зависит от численности работников в компании:

- в случае, если численность работающих лиц за предшествующий отчетный период – (месяц) составляет 25 и более лиц, работодатель представляет сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

- если численность работников компании окажется меньше - отчет можно будет сдать либо на бумаге, либо по ТКС (телекоммуникационным каналам связи), на выбор.

Несмотря на то, что обязанность работодателя по сдаче отчетности по новой форме СЗВ-ТД возникла только с 15 февраля 2020 г., законодатель уже предусмотрел ответственность за непредставление, несвоевременное представление данных о трудовой деятельности в Пенсионный фонд Российской Федерации, а также за предоставление неполных и (или) недостоверных сведений.

Так, если в случае нарушения работодателем сроков предоставления сведений о трудовой деятельности или неправильной, не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника, он был лишен возможности трудиться, то работодатель может быть привлечен к ответственности, предусмотренной ст. 234 ТК РФ. В качестве меры ответственности данной статьей предусмотрена выплата сотруднику средней заработной платы за все время задержки.

Также Федеральным законом от 01.04.2020 N 90-ФЗ "О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" (далее - КоАП РФ) предусмотрено, что с 01.01.2021г. должностные лица работодателя могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.33.2 КоАП РФ, предусматривающей, в качестве меры ответственности предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от трехсот до пятисот рублей.

2. Обеспечить работнику возможность направления работодателю заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (корпоративный адрес электронной почты отдела кадров).

Работодателю необходимо завести корпоративный адрес электронной почты отдела кадров или любого сотрудника компании, на которого будут возложены соответствующие функции. Также внести соответствующие изменения в должностные обязанности сотрудника, ответственного за электронную почту отдела кадров, в связи с чем в должностной инструкции необходимо прописать сроки проверки сотрудником электронной почты, порядок направления ответов работникам.

Данное требование обусловлено тем, что работникам, которые перешли на электронные трудовые книжки теперь предоставлена возможность направлять работодателю заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (за период работы у данного работодателя) не только путем личной подачи заявления в письменной форме, но и путем направления заявления на электронную почту сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство.

Сроки для предоставления сведений о трудовой деятельности такие же, как и для предоставления копий документов (связанных с работой) сотрудникам, на которых, по-прежнему, ведутся трудовые книжки в бумажном виде:

а) в период работы - не позднее трех рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления работника;

б) в случае увольнения - в день увольнения;

Выдавать данные нужно будет по форме СТД-Р. Форму документа утвердил Пенсионный фонд.

У работников, которые перешли на электронные трудовые книжки появились дополнительные возможности, которых лишены работники, не отказавшиеся от трудовых книжек в бумажном виде. Так, они могут получить сведения о трудовой деятельности не только путем направления соответствующего запроса работодателю, но и путем обращения в МФЦ, Пенсионный Фонд Российской Федерации (выдает отчет по форме СТД-ПФР), а также через портал Госуслуг (https://www.gosuslugi.ru/).

Таким образом, рекомендуем работодателю подготовить соответствующее уведомление и ознакомить всех работников под роспись.

Консалтинговая группа «ИВРОСТ» подготовила примерную форму такого уведомления, с которой Вы можете ознакомится на нашем сайте на странице «Скачать формы документов».

3. Привести в соответствие кадровые документы.

Кроме того, работодателю придется привести в соответствие кадровую документацию. В частности, внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор (при наличии) и другие документы.

За приведением кадровой документации в соответствие с законодательством РФ, Вы всегда можете обратиться в нашу компанию.

4. Уведомить каждого работника до 31 октября 2020 г.

Изначально срок уведомления работников был иным (30 июня 2020 г.) Однако с связи с угрозой распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) срок уведомления работников был продлен до 31 октября 2020 г.

Таким образом, на сегодняшний день работодатель обязан в письменной форме до 31 октября 2020 г. под роспись уведомить каждого работника, что он имеет право направить работодателю письменное заявление о выборе между продолжением ведения трудовой книжки в бумажном виде или предоставлением ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

 Однако, следует учесть, что последний день подписания уведомления совпадает с выходным днем, субботой. Таким образом, если работник осуществляет трудовую функцию по стандартному графику работы (пятидневка: с понедельника по пятницу и два выходных с субботы по воскресенье), необходимо позаботиться о подписании уведомления до 31 октября.

Обратите внимание!

 Работник имеет право сохранить бумажную трудовую книжку.  В случае получения соответствующего заявления от работника вы обязаны продолжить вести трудовую книжку в обычном порядке и дублировать все сведения о трудовой деятельности в информационную систему Пенсионного Фонда Российской Федерации в электронном виде.

Во избежание споров рекомендуем получить заявление от всех работников в письменной форме до 31 декабря 2020 года. Информация о поданном работником заявлении должна быть своевременно направлена в Пенсионный Фонд путем заполнения отчета по форме СЗВ-ТД.

Если работник направил Вам, как работодателю, заявление с просьбой предоставлять ему сведения о трудовой деятельности в электронном виде (так называемая «электронная трудовая книжка»), то Вы обязаны выдать бумажную трудовую книжку сотруднику на руки, обязательно сделав отметку о подаче работником соответствующего заявления. С этого момента Вы уже не несете ответственность за ведение и хранение трудовой книжки, не делаете выписку из трудовой книжки по просьбе работника (в соответствии с порядком, установленным ст. 62 ТК РФ).

Рекомендуем сделать копии всех имеющихся у Вас трудовых книжек по избежание споров с работниками и Пенсионным Фондом Российской Федерации в переходный период.

Обратите внимание!

В случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном виде.

На сотрудников, которые впервые начнут свою трудовую деятельность в Вашей компании с января 2021 года трудовые книжки в бумажной форме заводить не нужно. Это правило распространяется только на сотрудников, у которых отсутствует трудовая книжка в бумажном виде на момент оформления трудовых отношений.

Остальные сотрудники в 2021 году могут вам предоставить при трудоустройстве не только сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде (по форме СТД-Р), но и трудовую книжку в бумажном виде. В этом случае необходимо обратить внимание, указано ли в форме СТД-Р, что работник предоставлял работодателю заявление о формировании и ведении сведений о его трудовой деятельности в электронном варианте (аналогичная информация должна содержаться в трудовой книжке, представленной в бумажном виде). Если сведения о таком заявлении в форме СТД-Р имеются, то работодатель не принимает у работника трудовую книжку в бумажном виде, а формирует сведения о трудовой деятельности работника только в электронном формате.

Если же в форме СТД-Р информация о направлении такого заявления отсутствует, то необходимо продолжать формировать и вести сведения о трудовой деятельности в электронном варианте с одновременным дублированием сведений в трудовую книжку в бумажном виде в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Обращаем также Ваше внимание, что с 2020 года Пенсионный Фонд Российской Федерации не будет выдавать работникам зеленую карточку СНИЛС. Личный страховой номер останется. Теперь учет граждан в системе обязательного пенсионного страхования будет проводиться в электронном виде.

Документом, подтверждающим регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, будет уведомление АДИ-РЕГ. Уведомление будет выдаваться сотрудниками Пенсионного Фонда Российской Федерации гражданам по их запросу в бумажном или в электронном виде. Ранее полученные бумажные карточки СНИЛС сохраняют свою силу, обменивать их не требуется.

Статья подготовлена Консалтинговой группой «ИВРОСТ» по состоянию на 01.09.2020 г.

Также предлагаем воспользоваться разработанной Консалтинговой группой «ИВРОСТ» формами документов:

-  формой уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде,

- образцом заявления работника о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде;

- образцом заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку,

- образцом заявления работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Данные формы документов размещены на нашем сайте на странице «Скачать формы документов».