Кадровый аудит
Что такое кадровый аудит?
Кадровый аудит — это комплексная проверка кадровых документов и кадровых процессов компании для того, чтобы убедиться, что они в полной мере соответствуют всем требованиям законодательства и внутренним нормативам вашей организации. Это своего рода “проверка здоровья” кадровых дел.
Основной целью проведения кадрового аудита является выявление нарушений и рисков, которые могут привести к конфликтам с сотрудниками и к значительным штрафам санкциям со стороны контролирующих органов.
Кроме того, проверка состояния кадрового учета также помогает оценить, насколько эффективно работает система управления, которая уже сформировалась на предприятии.
Чем рискует бизнес при некачественном ведении кадрового делопроизводства?
|
Юридические риски |
Отсутствие обязательных документов, ошибки в документах, некорректное заполнение приводят к нарушениям трудового законодательства. Риски:
|
|
Финансовые потери |
Следствием обнаружения ошибок в кадровой документации может стать:
|
|
Внеплановые проверки |
Жалобы работников в надзорные инстанции на нарушение их прав (процедура подачи которых сейчас максимально упрощена) в большинстве случаев приводят к проверкам |
|
Трудовые споры |
Сотрудник, чьи права были нарушены, вправе подать иск в суд. Стоимость ошибки в кадровом учете в данном случае оказывается значительной, поскольку судебная практика чаще склоняется в пользу работника. Даже незначительные технические упущения в документации могут быть интерпретированы судом в интересах истца. Например, элементарное отсутствие подписи работника в документе лишает работодателя права ссылаться на этот документ и приобщать в суде в качестве доказательства, что во многих случаях ведет к проигрышу дела и негативным последствием для работодателя: восстановлению «неугодного» сотрудника; выплата сотруднику больших сумм компенсаций (зачастую не за один год) и пр. |
|
Проблемы с репутацией |
Некачественный учет, ведущий к нарушению прав работников может иметь и такие последствия:
|
Когда необходим аудит кадров?
- Перед плановыми или внеплановыми проверками госорганов (ГИТ, ФНС, прокуратура).
- Если меняется сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство, или есть сомнения в компетенции специалиста/ов кадровой службы.
- При реорганизации, слиянии, разделении компании, массовом найме или сокращении персонала.
- При частых трудовых спорах или претензиях сотрудников.
- Создание базы для автоматизированной системы учета кадров.
- Значительные изменения в действующем законодательстве.
- Компаниям, которые в силу специфики деятельности чаще и тщательнее проверяются контролирующими органами (компании финансового сектора, производственные предприятия, общепит, стройка).
- Компаниям, проводящим регулярный аудит кадров с целью поддержания высоких стандартов бизнес-процессов.
- При передаче функции ведения кадрового учета внешнему исполнителю (например, аутсорсинговой компании).
Что мы проверяем?
Мы проверяем кадровую документацию по следующим основным направлениям:
- Правильность оформления приема на работу (любые условия труда, включая дистанционный формат);
- Содержание трудовых договоров. Соответствие ТК РФ
- ЛНА (локально-нормативные акты). Наличие и содержание на предмет соответствия законодательству; обязательные, факультативные
- Изменение трудового договора: изменения существенных условий, переводы
- Прекращение трудового договора
- Режим труда . Режим и учет рабочего времени. Продолжительность рабочего времени. Привлечение к работе за пределами рабочего времени
- Режим отдыха согласно ТК РФ. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск и иные виды отпусков/времени отдыха
- Отдельные категории работников, для которых действует специальное регулирование. Иностранные граждане. Инвалиды. Женщины и лица с семейными обязанностями. Мобилизованные работники
- Информирование персонала об условиях охраны труда на рабочих местах
- Персональные данные
Перечень кадровых документов, предоставляемых на аудит (документы анализируются на предмет наличия и соответствия нормам трудового законодательства)
- Локально-нормативные акты: ПВТР, Положения об оплате труда и премировании, Положение о командировках, Положение о коммерческой тайне и др., со всеми приложениями и изменениями к ним, в т.ч. с приказами о внесении изменений в ЛНА, а также с листами ознакомления.
- Трудовые договоры со всеми изменениями и дополнениями, в том числе документы об изменении трудовой функции, об изменении размера оклада, о переводе, о совмещении, о переводе на дистанционный труд и пр.
- Заявления сотрудников (о приеме, об отпусках, об увольнении).
- Трудовые книжки и документы о переходе на электронные трудовые книжки.
- Документы по защите персональных данных. Согласия работников на обработку персональных данных.
- Приказы по личному составу и приказы по основной деятельности, относящиеся к кадрам.
- Должностные инструкции.
- Обязательства о неразглашении коммерческой тайны/о конфиденциальности.
- Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.
- Документы, оформляемые со специальными категориями работников.
- Штатное расписание.
- График отпусков, приказы о его утверждении.
- Кадровые журналы (обязательные и журналы регистрации, введенные работодателем): журнал регистрации несчастных случаев, журнал регистрации вводного инструктажа, журнал учета проверок юридического лица, проводимых органами государственного контроля; приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек.
- Документы о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ): все имеющиеся документы.
- Табель учета рабочего времени за текущий год.
- Графики работы за текущий год, графики сменности при сменной работе за текущий год, документы о работе в выходные дни и сверхурочно (соответствующие приказы, согласия работников).
- Документы о применении дисциплинарных взысканий.
- Документы, подтверждающие выплату зарплаты и отпускных.
- Документы по уволенным сотрудникам за последний год.
- Иные кадровые документы.
Что Вы получите в результате кадрового аудита:
- Общее понимание состояния кадрового учета в компании и его соответствия требованиям действующего законодательства.
- Перечень и описание выявленных ошибок в кадровых документах.
- Рекомендации по устранению уязвимых мест, угрожающих штрафами и санкциями и спорами с сотрудниками.
- Уверенность в успешном прохождении проверок и защищенности от юридических рисков.
Стоимость кадрового аудита в СПб
Выберите подходящий вариант в зависимости от цели аудита:
|
Обзорный кадровый аудит |
Выборочный кадровый аудит |
Сплошной кадровый аудит |
|
В каких случаях рекомендуем:
|
В каких случаях рекомендуем:
|
В каких случаях рекомендуем:
|
|
Результат: предоставление краткой справки о выявленных нарушениях (без подробного описания каждого отдельного случая) |
Результат: предоставление комплексного экспертного Заключения, которое включает:
|
|
|
от 25 000 рублей |
от 50 000 рублей* *цена включает аудит персональной кадровой документации 5 человек Аудит персональной кадровой документации сверх 5-ти человек - дополнительно 3 500 рублей за каждого следующего |
|
|
Срок выполнения: 5 рабочих дней |
Срок выполнения: от 20 до 60 рабочих дней (в зависимости от количества проверяемых сотрудников) |
|
Факторы увеличения стоимости кадрового аудита:
- Глубина проверки свыше 1 года (за исключением документов длящегося характера)
- Возраст компании
- Количество проверяемых юридических лиц, на которых оформлен общий штат компании (за исключением случаев, когда кадровые документы во всех юридических лицах Заказчика будут идентичны)
- Наличие обособленных подразделений и филиалов в других регионах
- Большой объем кадровых документов, в том числе внутренних регламентов и ЛНА, специфические условия труда, вредность и пр.
- Наличие в штате иностранных граждан
- Необходимость проверки ведения воинского учета
Описание услуги «Кадровый аудит»
Обзорный кадровый аудит
Обзорный кадровый аудит - это проверка обязательных кадровых документов на предмет их наличия, полноты, соответствия действующему законодательству, а также анализ общего состояния дел в кадровом учете компании Заказчика, по итогам которого готовится краткая справка. Справка содержит перечень основных нарушений и рисков по имеющимся и отсутствующим кадровым документам и краткие рекомендации по устранению ошибок.
Чаще всего этот вид аудита проводится как предварительный этап при заказе других кадровых услуг (для определения перечня задач повосстановлению кадрового учетаилипостановки кадрового учета в компании и пр.) , а также в случае передачи функции ведения кадрового делопроизводства новому кадровому специалисту компании или внешнему исполнителю.
Что мы НЕ проверяем* в рамках данной услуги:
- журналы воинского учета;
- правильность начислений и выплат по заработной плате;
- сопоставимость размеров окладов, указанных в штатном расписании, приказах, трудовых договорах с фактическими выплатами;
- начисления и выплаты по листкам нетрудоспособности;
- сроки выплат отпускных, командировочных и т.д.
*по желанию Заказчика проверка может быть осуществлена (выборочно) за дополнительную плату.
Глубина проверки (период, за который осуществляется аудит) – 1 год**, предшествующий дате проверки.
Исключение составляют документы длящегося характера (ПВТР, иные ЛНА, трудовые договоры и т.д.).
** по желанию Заказчика глубина проверки может быть увеличена до 3-х лет (за дополнительную плату)
Место проведения аудита:
Услуга осуществляется по месту нахождения Исполнителя***
*** За дополнительную плату возможен выезд наших специалистов в офис Заказчика
Срок выполнения:
Ориентировочный срок оказания услуги - 2-3 рабочих дня.
Результат:
Предоставление краткой справка, в которой указывается перечень основных нарушений и рисков по имеющимся и отсутствующим кадровым документам и даются необходимые рекомендации по устранению ошибок.
Справка предоставляется в письменной форме и направляется Заказчику в формате PDF (скан-копия) на электронную почту либо в виде электронного письма.
Выборочный кадровый аудит
Выборочный кадровый аудит – это полноценныйаудит кадрового учета с точки зрения проверки наличия и полноты всей кадровой документации и выявления ее несоответствия действующему законодательству.
Данный вид аудита позволяет всесторонне оценить состояние кадрового делопроизводства в организации и определить порядок действий для исправления ошибок в случае их обнаружения, что поможет защитить компанию от возможных негативных последствий (привлечения к ответственности) в случае проверки контролирующими органами.
Единственное отличие выборочного аудита от сплошного заключается в том, что проверка трудовых договоров и прочих персональных кадровых документов (приказов, труд.книжек и пр.) делается не по каждому сотруднику, а выборочно.
Рекомендуемое количество сотрудников*, чьи персональные кадровые документы подлежат анализу, варьируется от 5 человек до 10% от общей численности персонала. Этот объем выборки обычно достаточен для выявления ключевых ошибок в кадровой документации.
* По усмотрению Заказчика выборочная проверка может осуществляться в отношении любого % от общего числа сотрудников.
Что мы НЕ проверяем** в рамках данной услуги:
- журналы воинского учета;
- правильность начислений и выплат по заработной плате;
- сопоставимость размеров окладов, указанных в штатном расписании, приказах, трудовых договорах с фактическими выплатами (платежные ведомости и пр.);
- начисления и выплаты по листкам нетрудоспособности;
- сроки выплат отпускных, командировочных и т.д.
**по желанию Заказчика проверка может быть осуществлена (выборочно) за дополнительную плату
Глубина проверки (период, за который осуществляется аудит) – 1 год***, предшествующий дате проверки.
Исключение составляют документы длящегося характера (ПВТР, иные ЛНА, трудовые договоры и т.д.).
*** по желанию Заказчика глубина проверки может быть увеличена до 3-х лет (за дополнительную плату)
Результат:
Результатом проверки является предоставление Заказчику экспертного заключения по итогам кадрового аудита.
Заключение включает в себя:
- аналитическое заключение по каждому из основных направлений проверки;
- описание выявленных нарушений (со ссылкой на статьи закона и размером ответственности);
- оценку рисков (например, риск договоров ГПХ, заключенных с физ.лицами и/или договоров с самозанятыми и их непереквалификацию в трудовые договоры; или риски связанные с ведением КДП в отношении иностранных работников);
- рекомендации по устранению выявленных нарушений и существующих рисков;
- рекомендации по восстановлению (дополнению, изменению) кадровой документации;
- разработку плана оптимизации кадрового делопроизводства с учетом охраны труда.
Заключение предоставляется в письменной форме и передается в виде:
- оригинала (посредством курьерской связи или по почте) за подписью непосредственного исполнителя и руководителя, заверенной печатью Исполнителя;
- или/и в формате PDF (скан-копия) в электронном виде на эл.почту Заказчика.
По итогам аудита, по желанию Клиента, возможно проведение процедуры приведения в соответствие с действующим законодательством РФ всей кадровой документации и разработки комплексных мер по устранению выявленных нарушений , в том числевосстановление документации, подготовка недостающей документации, внесения изменений в действующие договоры, регламенты и т.д.
Место проведения аудита:
Услуга осуществляется по месту нахождения Исполнителя****
**** За дополнительную плату возможен выезд наших специалистов в офис Заказчика
Срок выполнения:
Ориентировочный срок оказания услуги от от 15 до 30 рабочих дней в зависимости от количества проверяемых персональных кадровых документов.
Сплошной кадровый аудит
Сплошной кадровый аудит - это полноценная проверка, анализ и оценка ведения кадрового учета в компании на соответствие законодательству и эффективности для работодателя, включая сплошную проверку оформления персональной кадровой документации по каждому сотруднику.
Этот вид аудита дает возможность получить доскональную оценку состояния дел по кадрам и предполагает проверку кадровой документации по каждому работающему в компании и по уволенным сотрудникам (не позднее 1 года с момента проведения проверки). Проверка проводится как в части всех имеющихся документов, так и отсутствующих, но которые должны быть в обязательном порядке.
По каждому сотруднику будет проверяться правильность оформления обязательной кадровой документации, сопоставление документов и данных, которые есть в наличии (первичные кадровые документы – заявления и т.п.).
Срок выполнения
Ориентировочный срок оказания услуги от 20 до 60 рабочих дней.
Остальные параметры и условия проверки аналогичны параметрам и условиям услуги «Выборочный кадровый аудит».
Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства
- Определение контактных лиц Исполнителя и Заказчика и порядка их взаимодействия (телефоны, эл.почта и т.д.).
- Определение порядка предоставления документов для аудита (в электронной форме в виде сканированных копий, в виде ксерокопий посредством курьерской связи Исполнителя или путем передачи оригиналов по описи). Определения порядка запроса и предоставления дополнительных данных, информации и документов.
- Согласование перечня документов, подлежащих анализу, и утверждение очередности и графика их предоставления.
- Выполнение проверочных мероприятий. При необходимости - запрос уточнений у Заказчика (и/или дополнительных документов).
- По итогам проведенного анализа кадровой документации, составление краткой справки (в случае проведения обзорного аудита) или подготовка развернутого заключения (в случае выборочного или сплошного аудита).
- Направление справки или заключения Заказчику в электронном виде.
Как начать работу
|
Первичное обсуждение (по телефону или очно) |
Коммерческое предложение |
Договор |
|
|
|
| Результат этапа: выбор оптимального пакета услуг | Результат этапа: направляем Вам коммерческое предложение | Результат этапа: подписание договора и начало работ |
Часто задаваемые вопросы
Мы небольшая компания - у нас всего 10 человек. Кадровый учет ведет бухгалтерия по остаточному принципу, кадровика у нас никогда не было. Полагаем, что с кадрами не все в порядке. Какой вид кадрового аудита лучше выбрать?
Мы рекомендуем Вам провести обзорный или выборочный аудит кадров. Обзорный аудит будет дешевле, но позволит Вам быстро понять, как обстоят дела с кадровым учетом в компании, а выборочный сверх того позволит понять качество оформления и ведения кадровой документации и ее соответствие действующему законодательству.
Для этого достаточно проверить до 5 комплектов персональных документов работников. В случае, если результат будет неудовлетворительный, Вы сможете воспользоваться услугой «Восстановление кадрового учета», в этом случае мы поможем Вам по каждому сотруднику восстановить кадровый учет с момента его трудоустройства в компанию.
Нашей компании грозит проверка Государственной инспекции труда. Информацию об этом мы обнаружили в реестре контрольных профилактических мероприятий (проверок) на 2025 год. Мы бы хотели провести в связи с этим аудит и быстро привести документы в порядок, если будет необходимо. Среднесписочная численность - 50 человек. Какой вид аудита выбрать в этом случае?
Мы рекомендуем провести Выборочный аудит. Проверить от 10% до 20% персональных кадровых документов, кроме того будет полностью проверен весь основной блок кадровой документации (ЛНА, Положения, графики и пр.). При выявлении нарушений мы сможем перед проверкой привести кадровую документацию в порядок.
Мы узнали, что наш уволившийся сотрудник написал на нас жалобу в Прокуратуру. Нам необходимо срочно провести аудит,и в самые короткие сроки подготовиться к проверке. Какой вид аудита выбрать?
Мы рекомендуем Вам провести Обзорный аудит. Это займет от 3 до 5 рабочих дней. В дальнейшем мы сможем быстро привести в порядок Вашу кадровую документацию в соответствие с действующим законодательством РФ и с учетом требований, предъявляемых гос.органами при проверке.
Мы - крупная компания. Штат свыше 500 чел. Компания создана в 2000-х годах. В штате компании есть кадровик. Но в последнее время мы недовольны его деятельностью - учет ведется по старинке, не принимаются во внимание изменения законодательства, трудовые договоры разрабатывались лет 20 назад и ни разу не менялись. Хотели бы провести сплошной кадровый аудит, чтобы в дальнейшем перейти на кадровый аутсорсинг. Какой вид аудита понадобится?
Мы безусловно можем провести Сплошной аудит, но с учетом такого количества сотрудников, это будет достаточно дорогостоящая услуга. При этом выборочный кадровый аудит так же позволит в полной мере понять состояние дел с кадровым учетом в компании. Мы можем проверить, по Вашему усмотрению, от 10 % до 30% персонала, что даст Вам полноценный анализ ведения кадрового учета и соответствия кадровых документов законодательству. А в дальнейшем Вы сможете сосредоточиться уже на исправлении ошибок и приведении КДП в соответствие законодательству и Вашим задачам.
Проверяете ли вы только кадровые документы или еще делаете сверку с базой 1С:ЗУП “Кадры” на соответствие имеющихся документов и сведений, содержащихся в базе, с фактическими начислениями во выплатам сотрудникам?
При проведении классического кадрового аудита такая сверка (кадровых документов с базой 1С не проводится), но по договоренности, на условиях индивидуальной оплаты, мы можем провести такой аудит.
Можно ли заказать аудит только отдельных документов (например, только трудовых договоров или только ЛНА)?
Конечно. В этом случае стоимость аудита обсуждается индивидуально, но в любом случае она будет значительно ниже полного аудита.
Задачу по исправлению нарушений (Восстановление кадрового учета или Постановка кадрового учета с нуля), а также Ведение кадрового делопроизводства Вы можете доверить специалистам нашей компании. Ответственность за качество предоставляемых услуг всегда фиксируется в договоре. Таким образом, Вам больше не придется беспокоиться о состоянии кадрового учета.
