Постановка кадрового учета с нуля
Почему кадровый учет необходим в любой организации?
- Закон требует вести кадровую документацию. Российское трудовое законодательство обязывает всех работодателей вести учет кадров — вне зависимости от организационно-правовой формы, количества сотрудников или срока существования бизнеса. Даже если в штате только один сотрудник, на него уже должен быть оформлен полный комплект необходимых документов.
- Кадровый учёт в организации помогает выстроить эффективную работу. Корректное оформление кадровых процессов позволяет своевременно подавать отчетность, отслеживать изменения в персональных данных работников, фиксировать кадровые перемещения и корректно рассчитывать заработную плату.
- Управление рабочим процессом становится проще. При системном подходе к оформлению кадровой документации легче контролировать отпуска, графики, рабочие часы и иные параметры, влияющие на внутренние процессы компании.
- Снижение юридических рисков. Грамотно оформленные документы помогают избежать трудовых споров, конфликтов с персоналом и штрафов от проверяющих органов.
Важно: весь комплект должен соответствовать действующим нормам законодательства. Часть документов обязательна для всех организаций — они должны быть утверждены, пронумерованы, прошиты, а сотрудники обязаны быть с ними ознакомлены под роспись.
За нарушение требований по ведению кадровой документации предусмотрены штрафы: от 30 000 до 100 000 рублей за каждое выявленное нарушение. А если речь идет об оформлении иностранных работников — суммы санкций могут достигать 400 000 — 1 000 000 рублей за одного сотрудника.
Кому подойдёт эта услуга
- Новым компаниям и ИП. Если вы только зарегистрировались и готовитесь нанимать сотрудников, важно сразу правильно организовать кадровые процессы. Мы подготовим базовый комплект документов, который соответствует всем требованиям трудового законодательства. Это позволит избежать ошибок на старте и быть готовыми к любой проверке.
- Действующему бизнесу без системного кадрового учёта. Если вы уже работаете, но кадровый документооборот не налажен должным образом— поможем навести порядок. Разберёмся в текущей ситуации, предложим оптимальный подход , разработаем и предоставим пакет документов, который будет соответствовать не только сложившейся практике работы с персоналом , но и актуальным требованиям закона.
- Компаниям со специфическими задачами. Если вашей организации нужен нетиповой комплект — с учётом отрасли, формата занятости, особенностей бизнес-процессов — мы разработаем индивидуальное решение. Все документы будут подготовлены на основе ваших уникальных потребностей, но строго в рамках законодательства.
Пакеты кадровой документации: выбирайте под ваши цели и задачи
Пакет «Базовый» |
Пакет «Оптимальный» |
Пакет «Абсолют» |
Содержит обязательный набор типовых документов, предусмотренный законодательством для любой компании. Подходит любым компаниям со стандартными условиями труда, простым кадровым учетом, и у которых отсутствует необходимость в разработке специальной или нетиповой документации.
|
Документы разрабатываются с учетом специфики бизнеса и пожеланий Заказчика. В комплект входят как обязательные формы, так и внутренние положения, адаптированные под вашу компанию. Подойдёт любым компаниям, которым в связи со спецификой деятельности, состава и категорий персонала необходим более детальный учет и регулирование кадровых процессов.
|
Максимально полный комплект, который мы разрабатываем индивидуально. Включает как кадровые, так и сопутствующие документы, необходимые для регулирования всех HR-процессов в вашей компании. Выбирают компании со сложным регулированием трудовых процессов, при наличии:
|
15 000 рублей |
30 000 - 40 000 рублей в зависимости от наполнения пакета |
По договоренности |
Бонус ко всем пакетам: К каждому варианту вы получаете инструкцию по заполнению и руководство по работе с кадровыми документами — бесплатно. |
Сравнительная таблица по наполнению пакетов
Кадровые документы |
Пакет «Базовый» |
Пакет «Оптимальный» |
Пакет «Абсолют» |
Договоры и соглашения с сотрудниками |
|||
Трудовой договор
|
✔ |
✔ |
✔ |
Трудовые договоры (индивидуальные условия для генерального директора, топ-менеджмента компании; сотрудников, пожелания Заказчика) |
✔ |
✔ |
|
Специальные формы договоров :
|
✔ |
✔ |
|
Трудовые книжки |
|||
Образец: внесение записи о приеме на работу/увольнении |
✔ |
✔ |
✔ |
Блок документации: заявления/уведомления в связи с введением электронных трудовых книжек |
✔ |
✔ |
✔ |
Приказы по основной деятельности и личному составу |
|||
|
✔ |
✔ |
✔ |
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, отпуск, премирование) |
✔ |
✔ |
✔ |
Основания к изданным приказам: (формы заявлений о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, об увольнении) |
✔ |
✔ |
✔ |
Локальные нормативные акты (ЛНА) и прочие обязательные документы |
|||
Штатное расписание |
✔ |
✔ |
✔ |
График отпусков |
✔ |
✔ |
✔ |
Табель учета рабочего времени (стандартный график 5/2) |
✔ |
✔ |
✔ |
Правила внутреннего трудового распорядка - ПВТР (типовые условия, разработанные ИВРОСТ) |
✔ |
✔ |
✔ |
Правила внутреннего трудового распорядка - ПВТР (с учетом пожеланий Заказчика) |
✔ |
✔ |
|
Положение о премировании, об оплате труда и индексации зарплатыы (типовые условия, разработанные специалистами ИВРОСТ) |
✔ |
✔ |
|
Положение о премировании, об оплате труда и индексации зарплаты (с учетом пожеланий Заказчика) |
✔ |
✔ |
|
Прочие индивидуально разработанные инструкции, положения, документы |
|||
Должностная инструкция (на основании тезисов Заказчика, с учетом ЕКТС и проф.стандартов) для каждой должности:
|
✔ |
✔ |
|
Положения:
|
✔ |
||
Инструкция для работодателя:
|
✔ |
||
Иные положения и регламенты по усмотрению Клиент |
✔ |
||
График сменности (при наличии сменной работы) |
✔ |
||
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем |
✔ |
||
Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных (ПД) |
|||
Формы согласий и заявлений на обработку / распространение ПД |
✔ |
✔ |
✔ |
Приказ о назначении лица, ответственного за обработку ПД |
✔ |
✔ |
✔ |
Локальные акты: положение, политика, перечень данных, меры защиты информации |
✔ |
✔ |
|
Уведомление в Роскомнадзор |
✔ |
✔ |
|
Обязательные кадровые журналы |
|||
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
✔ |
✔ |
|
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним |
✔ |
✔ |
|
Журналы:
|
✔ |
✔ |
|
* Трудовой договор с генеральным директором / сотрудниками с отличными от типовых условиями – дополнительно 3 000 руб.за каждый. ** Подготовка должностной инструкции ( с учетом ЕТКС и/или ЕКС, поф.стандартов и тезисов (функционал) Заказчика) - дополнительно 3000 руб. за каждую должностную инструкцию. |
Важно! Есть документы, которые формально относятся к бухгалтерии.
Некоторые формы — например, расчётные и платёжные ведомости, записки-расчёты, приказы на отпуск или компенсации — тесно связаны с кадровым учетом, хотя юридически считаются бухгалтерскими. Мы также можем подготовить их для вас — в рамках отдельной услуги.
Если вы хотите объединить кадровый и бухгалтерский учёт — наша команда может взять оба направления на комплексное сопровождение.
Суть услуги «Постановка кадрового учета с нуля»
Мы подготовим полный пакет документов, нужных для старта кадровой работы в вашей компании. В него входят все обязательные формы и приказы, а также документы, которые учитывают специфику вашей сферы и бизнес-процессов.
Документация может быть как типовой, так и разработанной индивидуально — в зависимости от потребностей вашей организации. В любом случае она будет оформлена в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и актуальными нормативами.
Наша задача — не просто предоставить шаблоны, а выстроить кадровый учет в организации с нуля, чтобы вы могли уверенно вести работу с персоналом и спокойно проходить любые проверки.
Мы помогаем создать юридически грамотную базу, на которой будет удобно вести кадровое делопроизводство в дальнейшем.
Этапы оказания услуги «Постановка кадрового учёта с нуля»
- Знакомимся с вашими задачами. Вы рассказываете, что нужно: сколько сотрудников, какая сфера, что уже есть из документов, что нужно сделать с нуля.
- Подбираем подходящий пакет. На основе полученной информации мы предложим оптимальный формат работы: от базового набора до полной индивидуальной разработки кадровых документов.
- Отправляем предложение и договор. Вы получаете коммерческое предложение, в нём — состав пакета, сроки, стоимость и условия. После согласования мы заключаем договор и выставляем счёт.
- Получаем оплату — и приступаем к работе.
Если вы выбрали пакет «Базовый»
В течение 1 рабочего дня отправим вам комплект документов.
- Вы получаете готовый набор форм и шаблонов — на электронную почту. Этими документами можно сразу начинать пользоваться.
Если вы выбрали «Оптимальный» или «Абсолют»
- Назначаем специалиста, который будет вести проект. Он уточнит детали, соберёт необходимые данные и согласует структуру будущего комплекта.
- Готовим индивидуальные документы. Мы разрабатываем документацию под вашу специфику: с учётом отрасли, формата занятости и внутренних требований.
- Согласовываем и финализируем. Вы получаете предварительный вариант, вносите правки, если нужно — и утверждаете финальную версию.
- Заполняем документы данными сотрудников. Если вы заказали услугу заполнения — вносим персональные данные и готовим документы к подписанию.
- Передаём готовый комплект. Вы получаете документы в электронном виде — в согласованные сроки.
- При необходимости — выезд нашего специалиста. Если вы заказали услугу сопровождения — наш специалист может приехать и помочь с подписанием документов сотрудниками.
Часто задаваемые вопросы
Какой пакет выбрать, если мы только начинаем, и в штате до 5 сотрудников?
В этом случае подойдут пакеты «Минимальный» или «Базовый» — они содержат необходимый набор документов для начала работы.
Если ваша деятельность относится к регулируемым отраслям (например, медицина, образование), имеет смысл рассмотреть пакет «Оптимальный», чтобы учесть все специфические требования.
Можно ли получить консультацию по заполнению документов?
Да, мы обязательно предоставим инструкцию по заполнению и руководство по использованию кадровых форм. При необходимости наши специалисты готовы проконсультировать вас дополнительно — до или после получения пакета.
Вы помогаете с подписанием документов?
Да, если вы заказываете услугу сопровождения, наш специалист может выехать в офис вашей компании и проконтролировать корректность оформления и подписания всей документации.
Что делать, если сотрудник не согласен с условиями договора?
В таких случаях мы можем провести разъяснительную консультацию: объясним, какие условия обязательны по закону, а какие можно изменить по соглашению сторон. Это помогает снизить напряженность и прийти к конструктивному решению.
Постоянная поддержка
А если у вас часто возникают кадровые вопросы, вы можете передать ведение учёта нам на постоянной основе.
Предлагаем абонентское кадровое сопровождение — это услуга, при которой мы берём на себя всё: от оформления новых сотрудников до подготовки отчётности и взаимодействия с проверяющими органами.
- Вы экономите время
- Минимизируете ошибки в оформлении
- Получаете стабильное и предсказуемое кадровое сопровождение