Восстановление кадрового учёта
Восстановление кадрового учёта — это анализ текущего состояния, исправление ошибок и оформление всей необходимой документации по правилам трудового законодательства.
Когда нужно восстанавливать учёт
- Документы не велись вообще или заполнялись от случая к случаю;
- Данные были утеряны — из-за порчи, кражи или потери доступа к электронной базе;
- Аудит выявил нарушения;
- В преддверии или в результате проверки контролирующими органами;
- Изменилось трудовое законодательство — необходимо обновление кадровых документов
В результате Вы получите:
- Актуальную кадровую документацию. Мы восстановим недостающие данные и исправим неточности.
- Простой доступ к нужной информации. Документы будут структурированы — удобно для анализа или отчётности.
- Меньше рисков. Ошибки будут устранены, документы — в порядке. Это снизит вероятность штрафов, санкций и судебных разбирательств.
- Больше доверия в команде. Прозрачный учёт показывает сотрудникам, что в компании всё честно и по правилам.
- Рекомендации на будущее. Подскажем, как поддерживать порядок в учёте и не допускать ошибок снова.
Мы предлагаем различные форматы сотрудничества — от подготовки минимального пакета документов, предусмотренного ТК РФ, до полного комплекса услуг с восстановлением базы «1С:ЗУП.Кадры» по исходным данным и фактическим выплатам.
Подберём решение под ваши задачи — ничего лишнего!
|
Стоимость восстановления кадрового учета |
по договоренности |
Что влияет на стоимость услуги
- Период восстановления. Чем длиннее период — тем больше документов и проверок.
- Численность персонала. Увеличивает объём работы с приказами, договорами, личными делами.
- Количество кадровых событий. Приёмы, увольнения, переводы, отпуска, изменения условий — всё это требует отдельного оформления и проверки.
- Сложные условия работы. Вахтовый метод, сменные графики, совмещения, вредные условия — требуют дополнительной детализации и специальных форм.
- Работа с электронной базой. Если нужно восстановить данные в 1С:ЗУП или другой системе — добавляется технический объём.
- Подготовка отчётности. Если нужно восстановить или сдать отчёты за прошлые периоды, это также влияет на сроки и стоимость.
Заказать услугу
Что мы будем делать?
Примерный список работ
- Сравним данные в 1С:ЗУП и бумажных документах. Проверим, всё ли учтено, найдём расхождения и подготовим план исправлений.
- Восстановим электронную базу, если она отсутствует. Загрузим актуальные сведения, сверим с архивом.
- На каждого сотрудника подготовим обязательный комплект: трудовой договор и допсоглашения, договор о материальной ответственности (если применимо), соглашения о конфиденциальности и персональных данных, заявления и приказы (на приём, увольнение, отпуск, командировка, премии и др.). Если понадобится, внесём записи в трудовые книжки (бумажные).
- Разработаем обязательные локальные нормативные акты. Включая правила внутреннего трудового распорядка, положения о премировании, конфиденциальности и т.д.
- Подготовим должностные инструкции.
- Восстановим штатное расписание, графики отпусков и смен, табели учета рабочего времени. На основании имеющихся данных
- Подготовим обязательные кадровые журналы.
- Включим сопроводительные материалы. При необходимости добавим справки, письма, запросы.
- Подготовим документы по дисциплинарным мерам, если такие случаи были. Включая приказы, объяснительные, служебные записки и другие подтверждения процедуры.
Что НЕ входит в услугу
- Восстановление воинского учета
- Проверка начислений и выплат по больничным
- Анализ соответствия табелей, окладов и фактических начислений и выплат
Чтобы порядок в учёте сохранялся и дальше, мы рекомендуем:
- Если в штате есть специалист по кадрам. Проводить регулярный внутренний или внешний кадровый аудит
- Если такого специалиста в штате нет. Нанять квалифицированного кадрового специалиста или передать ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинг
Важно: после заключения договора мы берём на себя полную ответственность за ведение учёта.
Этапы работ
Анализ состояния Проводим аудит кадровых документов и составляем список необходимых работ.
Согласование условий Уточняем объём, сроки и готовим коммерческое предложение.
Заключение договора Определяем ответственных с обеих сторон и формат взаимодействия.
Оплата Клиент вносит 100% предоплату.
Передача документов Вы присылаете сканы кадровых бумаг и, если есть, даёте доступ к базе 1С.
Проверка и сверка Сравниваем данные из базы с имеющимися документами.
Подготовка перечня Составляем список документов, которые нужно восстановить.
Оформление документации Восстанавливаем недостающие бумаги по Перечню.
Работа в 1С:ЗУП.Кадры Вносим недостающие данные в базу и формируем кадровую отчётность.
Финальный отчёт Отправляем сводный документ с результатами работы.
Рекомендации Если в ходе работ выявлены другие нарушения, даём краткие рекомендации по их устранению.
Вопрос-ответ
Компания работает 6 лет, в штате 11 сотрудников. С самого начала кадровый учёт вёлся частично — только в части, связанной с зарплатой. Сейчас возник конфликт с работником, и мы опасаемся возможной проверки. За какой период нужно восстановить учёт, чтобы снизить риски?
Как правило, срок привлечения к административной ответственности за нарушения в кадровом учёте — 1 год. Но если речь о длящихся нарушениях (например, невыплата зарплаты), этот срок может не применяться.
При налоговых проверках инспекция вправе затребовать документы за 3 года.
Поэтому мы рекомендуем восстановить учёт минимум за последний год. Если ситуация нестандартная — лучше рассмотреть период до 3 лет.
Что именно проверяет налоговая в кадровых документах при камеральной или выездной проверке?
Инспекторы обычно запрашивают кадровые документы, которые связаны с выплатами и налогами: трудовые договоры, трудовые книжки, справки и заявления от сотрудников, приказы, журналы учета раб.времени, табели расчетные листки, документы по отпускам и больничным, удостоверения по охране труда, отчеты по страховым взносам и НДФЛ Проверка охватывает последние 3 года — за исключением текущего.
Если отчётность по кадрам не сдавалась или была с ошибками, что Вы делаете в рамках восстановления?
Мы проверим, какие отчёты были поданы за выбранный период и есть ли в них ошибки. Если что-то не сдавалось или требует корректировки — подготовим актуальные формы и поможем с подачей.
Сколько времени занимает восстановление за 1 год?
Точный срок зависит от количества сотрудников, объёма документов и особенностей компании. Обычно восстановление за один год занимает от 30 до 60 рабочих дней.
Аудит кадрового учёта включён в услугу восстановления?
Да, мы бесплатно проводим аудит как подготовительный этап перед восстановлением.
Если Вы планируете заняться восстановлением самостоятельно, но хотите получить экспертную оценку и рекомендации — можно заказать отдельную услугу «Кадровый аудит».
Вы можете приехать в офис, чтобы собрать документы?
Обычно мы работаем удалённо: Вы передаёте документы в электронном виде. Но если такой формат невозможен, можем организовать выезд специалиста в Ваш офис. Эта услуга оплачивается отдельно.
Все документы мы оформляем у себя в офисе — независимо от того, как Вы их передали.
