В 2026 году воинский учет (ВУ) становится более цифровым и оперативным. Работодателям уже недостаточно просто хранить документы сотрудников: нужно своевременно передавать сведения, контролировать изменения в данных и учитывать новые правила взаимодействия с военкоматами. Главные изменения наступили с 1 января и связаны с круглогодичным призывом, электронными повестками и развитием единого реестра воинского учета.
Оглавление
- Какие изменения воинского учета вступили в силу в 2026 году
- Как организовать и вести воинский учет сотрудников в 2026 году: пошаговый алгоритм
- Какие обязанности возникают при ведении воинского учета
- Какие сведения нужно передавать в военкомат
- Как перейти на электронный воинский учет
- Ответственность за нарушения воинского учета
- Частые вопросы по воинскому учету в 2026 году
- Чек-лист на 2026 год
Какие изменения воинского учета вступили в силу в 2026 году
Большая часть новшеств адресована призывникам и военкоматам. Но для бизнеса важно понимать логику этих изменений, потому что именно работодатель отвечает за передачу сведений о сотрудниках в военкомат.
Круглогодичный призыв
С 1 января 2026 года призыв на срочную службу перестал делиться на весеннюю и осеннюю кампании. Указ президента от 29.12.2025 № 998 закрепил, что медицинское освидетельствование и решения призывных комиссий об отсрочке или освобождении могут приниматься в течение всего года — с 1 января по 31 декабря. При этом непосредственно отправка новобранцев к месту службы по-прежнему проходит в два периода: с 1 апреля по 15 июля и с 1 октября по 31 декабря.
Для работодателей существенных изменений нет. Время, которое сотрудник тратит на медкомиссию, оплачивает компания, после чего расходы компенсирует военкомат. При этом возмещение предусмотрено лишь за дни прохождения медицинских процедур. Именно к такому выводу пришел Арбитражный суд Волго-Вятского округа в постановлении от 16.01.2026 по делу No A43-21188/2024: организация отпустила сотрудника на два с половиной месяца, а суд признал обоснованной компенсацию только за дни, когда тот фактически проходил обследование.
Круглогодичный характер призыва создает риск в первую очередь для сезонного бизнеса и компаний, которые набирают персонал «волнами» — раз в полгода. Теперь повестка и вызов на медкомиссию могут прийти в любой момент, и рассчитывать заранее на полную занятость сотрудника весь сезон уже нельзя. Дополнительно возрос и призывной возраст: с 2024 года он повышается поэтапно и в 2026 году составляет от 18 до 30 лет.
Электронные повестки и уведомления
Электронные повестки признаются врученными с момента размещения в реестре, а не после личной подписи гражданином. Дата явки при этом не должна превышать 30 дней с момента размещения повестки — раньше такого ограничения не было. Для специалиста воинского учета это, скорее, облегчение: не нужно ехать в военкомат ради подачи или запроса бумаги.
Единый электронный реестр воинского учета
По сути, электронный реестр воинского учета — это две связанные между собой системы: реестр воинского учета (РВУ), где хранятся данные о гражданах, и реестр электронных повесток (РЭП), который строится поверх этих данных. РВУ пополняется информацией от военкоматов, других государственных систем и самих работодателей. Доступ к реестру открыт по адресу реестрповесток.рф, а войти туда — и гражданину, и организации — можно только через подтверждённую учётную запись на Госуслугах (ЕСИА).
Реестр упрощает получение необходимых сведений, но он не отменяет обязанность работодателя самостоятельно вести воинский учет и следить за его корректностью.
Как организовать и вести воинский учет сотрудников в 2026 году: пошаговый алгоритм
Сами изменения не требуют от компаний перестраивать общий порядок постановки на учёт — он остался прежним. Изменилась скорее скорость, с которой нужно на всё реагировать.
Кто обязан вести воинский учет и в каком объеме
- Организации с военнообязанными и подлежащими призыву сотрудниками независимо от формы собственности, вида деятельности и численности персонала — обязаны вести ВУ в полном объеме.
- Организации без военнообязанных сотрудников обязаны встать на учет в военкомате, но отчетность не сдают (только отвечают на запросы).
- Индивидуальные предприниматели по закону вести воинский учет не обязаны (п. 7 ст. 8 Закона № 53-ФЗ, п. 9 Положения № 719). Хотя на практике военкоматы иногда могут требовать от ИП встать на такой учет, ответственность для предпринимателей за невыполнение этого требования действующим законодательством не предусмотрена.
1. Назначение ответственного за воинский учет
Обязанности по воинскому учету можно возложить на отдельного специалиста, кадровика, бухгалтера или передать на аутсорсинг — выбор зависит от численности военнообязанных.
- до 500 человек — достаточно совместителя;
- 500–2000 — один освобожденный работник;
- 2000–4000 — два освобожденных работника;
- далее — еще один на каждые следующие 3000 человек.
Ведение воинского учета — не обычная кадровая операция. Если обязанности передают специалисту по кадрам или бухгалтеру дополнительно к основной работе, это нужно правильно оформить: ввести в штатное расписание соответствующую единицу, принять работника по трудовому договору (как совместителя или основного сотрудника), издать приказ о назначении ответственного, определить круг обязанностей и разработать должностную инструкцию.
2. Подготовка локальных документов с учётом изменений 2026 года
Основные документы для ведения воинского учета (ВУ) в компании:
- Приказ об организации воинского учета и назначении ответственного лица и лица, замещающего его на период отпуска и болезни;
- Должностная инструкция специалиста по ведению ВУ;
- Годовой план работы по ВУ;
- Карточка учета организации в форме 18;
- Карточки сотрудников, подлежащих ВУ по форме 10 (это главный учетный документ по каждому военнообязанному);
- Картотека личных карточек работников;
- Журнал проверок ведения ВУ и бронирования граждан ( образец);
- Список сотрудников, пребывающих в запасе;
- Памятка (или стэнд) для сотрудников об обязанностях граждан по ВУ;
- Расписки от сотрудников о получении документов ВУ;
- Иные документы по требованию местных военкоматов и органов власти.
3. Постановка на воинский учет и взаимодействие с военкоматом
Общий порядок постановки организации на учет не установлен. На практике требования военкоматов могут различаться, в том числе и относительно перечня необходимых документов. Ниже приведем основные этапы и примерный список документов, однако перед началом оформления необходимо уточнить требования и порядок действий в военкомате по месту регистрации вашей организации.
Что подготовить (примерный перечень):
- заявление в военный комиссариат;
- копии учредительных документов, заверенные в обычном порядке, приказ о назначении руководителя;
- копии свидетельства о гос. регистрации и постановке на учет в налоговый учет (ОГРН, ИНН);
- карточка учета организации в форме 18;
- приказ об организации воинского учета ВУ и назначении ответственного лица (проект предварительно нужно согласовать с военным комиссариатом);
- должностная инструкция специалиста по ведению ВУ;
- годовой план работы по ВУ (также требует согласования с комиссариатом);
- карточки сотрудников, подлежащих ВУ (форма 10);
- список для сверки учетных сведений о воинском учете, содержащихся в личных карточки;
- журнал проверок ведения ВУ и бронирования граждан;
- справка о Транспортных средствах (о наличии или отсутствии)
Куда обратиться и что предоставить:
- 1 этап. В местную администрацию для постановки компании на учёт и получения регистрационного номера организации подается карточка учета организации (форма №18).
- 2 этап. В военном комиссариате по месту нахождения организации нужно уточнить список необходимых документов и согласовать проект приказа об организации ВУ и годового плана по ведению ВУ.
- 3 этап. В военный комиссариат предоставить уже согласованный комплект документов для постановки компании на воинский учет.
Какие обязанности возникают при ведении воинского учета
- Проверять документы воинского учета при приеме на работу.
- Заполнять и вести карточки по форме 10, хранить их в картотеке.
- Вести отдельное делопроизводство по ВУ, включая журнал проверок военкомата.
- Регулярно сверять данные карточек с документами сотрудников и с военкоматом.
- Составлять и согласовывать с военкоматом ежегодный план работы.
- Разъяснять работникам их обязанности по воинскому учёту.
- Оповещать сотрудников о повестках, вручать повестки и направления в военкомат.
- Выявлять граждан, обязанных, но не состоящих на ВУ.
- Направлять сведения и отчетность в военкомат, взаимодействовать с ним по запросам.
Какие сведения нужно передавать в военкомат
Сведения могут передаваться в военный комиссариат в бумажном виде через представителя компании или Почтой России либо в электронном виде через Реестр воинского учета. НО: не все документы можно передать электронно, и не во всех регионах есть для этого техническая возможность.
Что и в какие сроки передается:
- сведения о приеме и увольнении сотрудников, состоящих или обязанных состоять на воинском учете — в течение 5 календарных дней;
- сведения об изменении семейного положения, образования, должности, подразделения, места жительства, фамилии — в течение 5 календарных дней;
- сведения о работниках, обязанных, но не состоящих на ВУ — в течение 3 рабочих дней с момента обнаружения;
- ежегодные списки сотрудников для сверки — 1 раз в год (сроки уточняются в военкомате);
- обновленная карточка учета организации (форма № 18), приказ о ведении ВУ, план работы на следующий год — до 31 декабря текущего года или в срок, установленный комиссариатом;
- отчет по форме № 6 о численности работающих и забронированных граждан — сдают организации, осуществляющие бронирование (сроки устанавливает комиссия по бронированию);
- дополнительно военкомат может запросить иные сведения — ответ на запрос требуется в течение 14 дней.
На момент подготовки материала электронно можно передать в военкомат только сведения о приеме и увольнении сотрудников; об изменении данных сотрудников; ежегодные списки сотрудников, подлежащих воинскому учету. Остальные документы направляются в бумажной форме.
Как перейти на электронный воинский учет
Электронный воинский учет ведётся через Личный кабинет организации на специальном сервисе «Реестр воинского учета» (реестрповесток.рф). Перейти на электронную подачу сведений можно по следующему алгоритму:
- Авторизоваться через ЕСИА организации — без регистрации в этой системе доступа не будет.
- Сформировать файл сведений в формате CSV по установленному образцу.
- Проверить корректность переданных данных.
- Отслеживать статус поданного заявления в личном кабинете.
Технические требования для доступа к реестру
Ответственность за нарушения воинского учета
Несоблюдение порядка воинского учета квалифицируется как административное правонарушение по КоАП РФ. Чаще всего встречаются три состава:
- По статье 19.38 КоАП РФ к ответственности могут привлечь, если не обеспечено своевременное оповещение граждан, подлежащих призыву по мобилизации, либо не приняты меры для их явки в военный комиссариат. Штраф для юридических лиц — от 400 000 до 500 000 рублей, для должностных лиц — от 60 000 до 80 000 рублей.
- Статья 21.2 КоАП РФ касается неоповещения сотрудников о вызове (повестке) военного комиссариата в обычном, немобилизационном порядке, а также необеспечения им возможности своевременно явиться. Здесь санкция мягче: для юридических лиц — от 350 000 до 400 000 рублей, для должностных лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
- Статья 21.4 КоАП РФ предусматривает ответственность за непредставление или несвоевременное представление в военкомат сведений, необходимых для ведения воинского учета. Штраф здесь налагается только на должностных лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.
На практике это выглядит так: в компанию поступает предписание об устранении нарушения в определенный срок. Если требования выполнены вовремя, дело может не дойти до штрафа; если нет — военкомат составляет протокол, и вопрос решается уже в рамках административного производства.
Частые вопросы по воинскому учету в 2026 году
Что делать, если у сотрудника есть мобилизационное предписание?
Работника нужно ознакомить с тем, какие мероприятия ему предстоит пройти, сохранить за ним рабочее место — трудовой договор на время военной службы приостанавливают, а не расторгают, — и произвести с ним расчёт за отработанное время. Уволить такого сотрудника по инициативе компании нельзя, хотя он вправе уволиться сам; на его позицию можно взять человека по срочному трудовому договору.
Можно ли возложить воинский учет на кадровика или бухгалтера?
Да. Для этого издаётся приказ и должностная инструкция, с которыми сотрудника нужно ознакомить под подпись. Поскольку это отдельная трудовая функция, а не довесок к текущим обязанностям, новые обязанности должны быть оформлены доп.соглашением к трудовому договору и оплата труда такого работника должна быть пересмотрена.
Что делать, если сотрудник отказывается вставать на воинский учет?
Нужно затребовать у него письменные объяснения под подпись, выдать направление в военкомат для постановки на учёт и получить подпись о вручении этого направления. Параллельно на сотрудника оформляется карточка по форме №10, а военкомат, в котором состоит на учёте организация, уведомляется о ситуации.
Нужно ли вести воинский учет временных, сезонных и дистанционных сотрудников?
Да, характер и срочность трудового договора значения не имеют. Учёту подлежат военнообязанные и граждане призывного возраста — с 18 до 30 лет, а также женщины с военно-учетными специальностями.
Какие документы требовать у сотрудника старше 30 лет, не служившего в армии?
У него должен быть военный билет — документ о том, что гражданин не проходил службу по законным основаниям, — либо справка взамен военного билета, которая подтверждает отсутствие службы, но не наличие оснований для освобождения. Сама по себе такая справка не свидетельствует о правонарушении со стороны гражданина.
Есть ли компании, которым не обязательно вести воинский учет?
Закон освобождает от этой обязанности ИП. А вот полностью освобожденных от воинского учета организаций нет — компания обязана состоять на воинском учете независимо от наличия военнообязанных сотрудников. Но если работников, подлежащих учету, в компании нет, вести ВУ в прямом смысле (заполнять карточки, проверять документы и т.д.) не нужно — достаточно сохранять формальную готовность к его ведению: издать приказ, составить план работы, вести журнал проверок.
Чек-лист на 2026 год
- Оформлен и согласован с военкоматом приказ об организации воинского учета на 2026 год, определены ответственное лицо и его заместитель;
- Годовой план работы согласован с военным комиссариатом и подписан руководителем организации;
- На всех военнообязанных сотрудников оформлены карточки формы №10 и упорядочены в картотеке;
- Выполнена сверка данных с личными документами работников и с военкоматом, итоги отражены документально;
- Информация о приеме и увольнении, изменений данных сотрудников передается в военкомат в течение 5 календарных дней;
- Карточка формы № 18 содержит актуальные данные, все изменения по организации внесены и переданы в военкомат;
- Подготовлены информационные материалы для сотрудников (памятка или стенд) по вопросам воинского учета