В условиях динамично развивающегося рынка и постоянных изменений в законодательстве, компании все чаще задумываются о том, как оптимизировать свои процессы и сократить издержки. Одним из эффективных инструментов для достижения этих целей становится кадровый аутсорсинг. В данной статье разберем, что собой представляет эта форма работы с персоналом, рассмотрим ее преимущества и риски для бизнеса, опишем механизмы работы, выделим основные функции, а также перечислим наиболее распространенные ошибки при учете кадров и штрафные санкции за их допущение.
Оглавление
- Что такое кадровый аутсорсинг?
- Преимущества кадрового аутсорсинга, и почему это выгодно для вашего бизнеса
- Потенциальные риски использования услуг кадрового аутсорсинга, и как их предотвратить
- Переход на аутсорсинг. Этапы
- Какие кадровые функции передаются на аутсорсинг?
- Самые распространенные ошибки в кадровом делопроизводстве
- За что штрафуют трудовые инспекторы (ГИТ), прокуратура, военкоматы, налоговые инспекции?
Что такое кадровый аутсорсинг?
Это процесс, который представляет собой передачу функций кадрового делопроизводства сторонней специализированной организации. Это может включать в себя:
- ведение кадрового делопроизводства
- расчет заработной платы
- подбор и найм персонала
- обучение и развитие персонала
- разработку систем мотивации и удержания персонала
- решение спорных ситуаций между работниками и работодателем
- консультирование по вопросам трудового законодательства
- HR-аналитикe
Основная идея кадрового аутсорсинга заключается в том, что организация, не обладая необходимыми ресурсами или экспертными знаниями в данной области, может доверить эти функции профессионалам. Такой подход позволяет сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах, а задачи по управлению персоналом решаются квалифицированными специалистами, что значительно снижает риски и упрощает контроль за соблюдением законодательства.
Немного из истории аутсорсинга
Хотя элементы делегирования ряда функций или части производственных процессов сторонним специалистам появляются в средневековых гильдиях ремесленников и в торговых компаниях, полноценная концепция аутсорсинга сформировалась ближе к концу XX века.
Первым документированным случаем аутсорсинга принято считать соглашение между Eastman Kodak и IBM в 1989 году. Тогда Kodak передала IBM управление своими IT-системами. Этот случай стал знаковым и показал преимущества передачи отдельных бизнес-процессов внешним исполнителям.
Идею делегирование задач сторонним организациям начали активно развивать в условиях растущих затрат на содержание внутренней инфраструктуры компаний и необходимости оптимизации расходов. В дальнейшем практика стала распространенной в разных отраслях, особенно в сфере информационных технологий, производства, бухгалтерии и логистики.
Таким образом, нельзя точно указать одного конкретного изобретателя концепции аутсорсинга, скорее это результат эволюции бизнес-моделей в условиях глобализации и технологического прогресса.
Статистика по кадровому аутсорсингу в России и в мире
По данным различных аналитических отчетов, общий объем рынка аутсорсинга составляет сотни миллиардов долларов США. Например, согласно исследованию Grand View Research, мировой рынок аутсорсинговых услуг оценивался в 245,9 млрд долларов США в 2020 году и ожидается, что к 2028 году он достигнет 525,2 млрд долларов США, демонстрируя среднегодовой темп роста (CAGR) около 11%
В России, по данным HeadHunter, более 45% средних и крупных компаний используют внешние кадровые сервисы. В сфере малого бизнеса около 35% предприятий передают учет кадров и расчет зарплаты аутсорсерам
Преимущества кадрового аутсорсинга, или почему это выгодно для Вашего бизнеса
5 ключевых преимуществ кадрового аутсорсинга
Экономия затрат и ресурсов
Передача функций кадрового учета на аутсорсинг позволяет существенно сократить затраты (на 15-50%) на содержание штатного кадровика или собственного отдела кадров и/или HR-отдела.
На чем можно сэкономить:
- Прямые затраты на оплату труда. Стоимость услуг аутсорсера в большинстве случае обходится ниже, чем зарплата штатного специалиста. Отпадает необходимость уплачивать страховые взносы и налоги с ФОТ (фонда оплаты труда).
- Расходы на организацию и содержание рабочего места (место в офисе, мебель, оборудование, ПО).
- Операционные расходы (расходы на документооборот: бумага, картриджи, почтовые отправления; ресурсы ИТ-отдела для поддержки работы ПО и оборудования).
- Обучение и повышение квалификации (расходы накурсы и тренинги).
- Затраты на найм и увольнение штатных кадровиков (расходы нанайм новых специалистов в отдел кадров и выплат компенсаций при сокращении штата или увольнении).
- Непредвиденные расходы (потери из-за отсутствия персонала на рабочем месте по причине болезни или отпуска, прочие простои и форс-мажорные обстоятельства).
- Расходы на юридические услуги по вопросам трудового права. В штате аутсорсинговых компаний, как правило, есть юристы в области трудового права.
- Штрафы и санкции.
Компания-аутсорсер несет полную ответственность за ошибки, допущенные по ее вине (если это закреплено договором об оказании услуг)
Профессионализм и экспертиза
Все процессы отлажены и автоматизированы, за каждый участок отвечает профильный квалифицированный специалист. Компании, занимающиеся аутсорсингом, годами и десятилетиями специализируются в данной области и постоянно следят за изменениями в законодательстве. Все это дает возможность избежать финансовых потерь и правовых проблем.
Снижение административной нагрузки
Передача функций кадровой службы в компанию-аутсорсер снижает административную нагрузку на руководство и позволяет высвободить время и сосредоточиться на стратегических задачах.
Гибкость и масштабируемость
В условиях нестабильной экономической ситуации или при резком росте штата аутсорсинг обеспечивает гибкость в управлении персоналом. При необходимости можно быстро регулировать объем передаваемых функций, масштабировать объем услуг, не тратя время и средства на поиск и адаптацию новых сотрудников. Это позволяет оперативно реагировать на изменения в бизнес-среде.
Снижение рисков
Передача функций учета кадров сторонним организациям значительно снижает риски:
- нарушения трудового законодательства, следовательно, сводятся к минимуму, а то и к нулю, штрафы и санкции со стороны контролирующих органов, резко снижаются риски судебных разбирательств (ВАЖНО: аутсорсеры могут принять на себя риски за ошибки, допущенные по их вине, если такое условие предусмотрено договором об оказании услуг);
- ошибок в расчете заработной платы;
- утечки конфиденциальной информации;
- недостатка квалификации штатных специалистов по кадрам и/или их несоответствие корпоративной культуре организации
- зависимости от конкретного специалиста.
Пример. Расчет экономии при найме аутсорсера и штатного кадровика
- Штат : 90 чел
- Затраты на штатного кадровика: ЗП 90 000 руб., налоги с ФОТ 27 180 руб. Итого: 117 180 рублей в мес.
- Затраты на услуги аутсорсинга: стоимость обслуживания — 85 000 рублей в мес.
Годовая экономия при переходе на аутсорсинг составит: 1 406 160 руб. (штатный кадровик) - 1 020 000 руб. (аутсорсер) = 386 160 руб.
Помимо этого, дополнительная экономия за счет отсутствия следующих статей расходов:
- расходы на организацию и содержание рабочего места штатного кадровика;
- расходы на ПО;
- расходы на повышение квалификации.
Вывод: Этот расчет показывает, что передача функций на аутсорсинг может быть намного выгоднее содержания штатных специалистов по кадрам, особенно для организаций с небольшим числом работников.
Пример из нашей практики. Неочевидные преимущества кадрового аутсорсинга
Транспортная компания, занимающаяся перевозкой опасных грузов, (впоследствии наш Клиент) обратилась к нам за услугой кадрового сопровождения. Штат насчитывал около 200 человек, включая филиалы в разных городах. В штате всегда был кадровик.
Основной причиной перехода на аутсорсинговое обслуживание являлось недоверие штатному специалисту.
Поясним: основной штат - водители опасных грузов, достаточно узкоспециализированный персонал, квалифицированного водителя сложно найти , и он, как правило, работает в компании годами.
Как это часто бывает на практике, всегда есть недобросовестная конкуренция в среде бизнеса. И вот конкуренты из этой же отрасли стали переманивать водителей. И у нашего клиента возникло подозрение, что помощь в «сливе персонала» оказывает их штатный кадровик.
Поэтому только переход на аутсорс позволил в полной мере решить эту проблему.
Кроме того, были решены и ряд других застарелых проблем : предприятие было создано в 90-х годах, ведение кадрового делопроизводства штатным сотрудником было весьма архаичным и во многом не учитывало последние изменения законодательства. Консалтинговой группой “ИВРОСТ” был проведен аудит, и постепенно учет и документация были приведены в соответствие действующему законодательству и потребностям Клиента.
Потенциальные риски использования услуг кадрового аутсорсинга, и как их предотвратить?
|
Потенциальные риски |
Как предотвратить |
|
Утечка конфиденциальных данных Передача данных о сотрудниках и внутренней документации может привести к утечке чувствительной информации |
|
|
Неудовлетворительное качество услуг Нехватка опыта или квалификации у аутсорсера может привести к ошибкам в расчетах заработной платы, подборе неподходящих кандидатов и другим проблемам. |
|
|
Зависимость от внешнего подрядчика Слишком сильная привязанность к одному поставщику услуг может затруднить смену провайдера в случае необходимости. |
|
|
Сложность в интеграции Интеграция внешнего поставщика услуг с внутренними бизнес-процессами может потребовать значительных усилий. Вопросы обмена информацией, соблюдения сроков и коммуникационные проблемы могут затруднить эффективное взаимодействие . |
|
|
Финансовые риски Стоимость услугможет оказаться выше ожидаемой, особенно если контракт не был тщательно проработан |
|
Переход на аутсорсинг. Этапы
Этап 1: Определение потребностей
Первоначальным этапом внедрения кадрового аутсорсинга является анализ потребностей. Руководство должно определить, какие именно функции требуют передачи сторонним специалистам – это может быть полный комплекс услуг или выборочное решение определенных задач.
Этап 2: Выбор партнера
Выбор надежного партнера – ключевой момент для успешного сотрудничества. Необходимо провести детальный анализ рынка, изучить отзывы, оценить квалификацию специалистов и убедиться в соответствии партнера требованиям законодательства. Заключение договора, в котором подробно прописаны обязанности сторон, сроки выполнения работ и ответственность за ошибки, является обязательным шагом.
Предпочтительно провести очную встречу, чтобы познакомиться. Как вариант, можно провести конференцию по электронным каналам связи.
На установочной встрече, как правило, все становится понятно, как работает аутсорсинговая компания, каков уровень компетенции ее специалистов и т.п. Благодаря чему можно будет легко сделать выбор, сравнив принципы и подходы к работе различных компаний.
Этап 3: Передача функций
После выбора партнера начинается процесс передачи функций. На этом этапе необходимо определить ответственное лицо за обеспечение корректного обмена информацией, доступа к необходимым базам данных и документации, создать канал связи для обмена информацией. Также важно уже на этом этапе обеспечить единое понимание процессов и стандартов заказчика и исполнителя. .
Этап 4: Мониторинг и контроль
Даже при передаче функций на аутсорсинг, контроль за их выполнением остается за компанией. Регулярные отчеты, встречи, аудит процессов – все это помогает своевременно выявлять возможные проблемы и корректировать работу.
Этап 5: Обратная связь и корректировка
Эффективное сотрудничество требует постоянного обмена информацией. Стороны должны регулярно предоставлять обратную связь, чтобы оперативно реагировать на замечания и предложения. Это позволяет адаптировать услуги под текущие потребности бизнеса и повышать качество предоставляемых услуг.
Какие кадровые функции передаются на аутсорсинг?
Ведение кадрового делопроизводства
Одной из основных функций, передаваемых на аутсорсинг, является ведение кадровой документации.
Это включает оформление трудовых договоров, ведение личных дел, составление приказов, учет отпусков и больничных, формирование и подача отчетности в контролирующие органы и т.д.
Расчет заработной платы
Расчет заработной платы – сложный и трудоемкий процесс, требующий внимательного соблюдения нормативных требований.
Аутсорсинговая компания берет на себя обязанности по расчету выплат, налогообложению, ведению бухгалтерии, что помогает избежать ошибок и недочетов.
Подбор, найм и адаптация персонала
Многие организации передают функции подбора и найма персонала на аутсорсинг.
Аутсорсинговые компании проводят поиск кандидатов, проводят первичные интервью и тестирование, что значительно ускоряет процесс найма и снижает нагрузку на внутренний HR-отдел или менеджеров, на которых лежат функции подбора. Также может быть разработана индивидуальная программа адаптации для более эффективного входа в должность, оказана помощь в оценке прохождения испытательного срока.
Консультирование по вопросам трудового законодательства
Высококвалифицированные специалисты оказывают консультационные услуги, помогая адаптироваться к изменениям в законодательстве и внедрять новые нормативы в свою практику.Это особенно актуально в условиях постоянных изменений в трудовом праве России.
Юридическое сопровождение трудовых споров с персоналом
Юридическое сопровождение трудовых споров с персоналом включает в себя помощь юристов в разрешении конфликтов и включает подготовку документов, консультации по трудовому законодательству, а также представительство в суде для защиты интересов работодателя и минимизации рисков.
Кадровый аудит
Это комплексная проверка состояния ведения кадрового учета и, в целом, оценка работы кадровой службы. Она включает анализ документов, процедур и процессов управления персоналом на предмет соответствия законодательству и внутренним стандартам. Цель аудита — выявить слабые места, устранить риски и повысить эффективность работы с персоналом.
Восстановление кадрового учета
Это корректировка всей кадровой документации для приведения её в соответствие с нормативными требованиями. Эта услуга помогает устранить ошибки, восполнить пробелы и предотвратить возможные проблемы при проверках государственными органами.
Управление корпоративной культурой и обучением
Некоторые компании передают на аутсорс организацию корпоративного обучения, развитие и мотивацию персонала. Это включает организацию тренингов, семинаров, программ повышения квалификации.
В каких сферах бизнеса аутсорсинг кадров наиболее популярен?
- Малый и средний бизнес (с целью экономии на штате кадрового и HR-отделов).
- IT-компании (ценят гибкость и оперативность аутсорсеров).
- Розничные сети (наличие массового персонала и иностранных работников, текучка персонала, сменный график работы и пр. значительно усложняют кадровое делопроизводство, отнимая большое количество ресурсов (административных, финансовых) и повышают требование к квалификации специалистов кадрового отдела.
- Производственные предприятия (сложные графики работы, сдельная система оплаты труда, особая специфика в системе охраны труда и пр. требуют наличие в штате не только высококвалифицированных специалистов по кадрам, но и, например, юристов по трудовому праву).
Самые распространенные ошибки в кадровом учете
Ошибки в кадровом учете могут стоить бизнесу не только штрафов, но и судебных разбирательств, потери репутации и увеличения налоговой нагрузки. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки:
Неправильное оформление документов
Одной из наиболее распространенных ошибок является неправильное оформление документов, что может привести к судебным спорам или штрафам со стороны контролирующих органов.
Ошибки в трудовых договорах или приказах могут также стать причиной трудовых конфликтов.
Примеры:
- В договоре часто не указаны условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ, являются обязательными для включения в договор (график работы, в необходимых случаях характер работы; место работы, трудовая функция - должностные обязанности; условия оплаты труда - оклад, надбавки, доплаты и пр.
- В трудовом договоре зачастую не указаны или неправильно указаны (причем даже неправильно сформулированы) даты и сроки выплаты заработной платы.
- В трудовом договоре (на экземпляре работодателя) нет отметки - подписи работника, что 1 экземпляр трудового договора получен им на руки.
Все эти примеры являются нарушением трудового законодательства.
При проверке ГИТ за каждое вышеуказанное правонарушение в каждом договоре (по каждому факту) предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: штраф на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей.
Пример из нашей практики. Ошибка кадровика могла привести к штрафу и судебному иску
Предприятие по производству мебели передало нам полное ведение кадрового учета . Мы занялись восстановлением учета и приведением КДП в соответствие с действующим законодательством.
В процессе оказания этих услуг у Клиента возник конфликт с кладовщиком. После проведения инвентаризации склада обнаружена недостача ТМЦ на сумму около 5 млн. рублей. Работодатель, не разобравшись в ситуации, изначально предположил, что в недостаче виновен кладовщик. Ситуация перешла в серьезный конфликт, кладовщик утверждал, что он не виновен в недостаче, собирался увольняться, “угрожал юристом” и подачей иска в суд.
Нашим кадровикам и юристам Клиент поставил задачу со звездочкой - решить вопрос, включая подачу иска о взыскании материального ущерба, причиненного имуществу работодателя.
В процессе разбирательства, выяснилось следующее:
- с материально-ответственным лицом - кладовщиком не оформлен договор о материальной ответственности, а значит, у работодателя в любом случае нет шансов рассчитывать на взыскание ущерба в полном объеме. Максимально, что может взыскать работодатель - это средний заработок;
- у сотрудника не было четкой должностной инструкции, как именно он должен осуществлять складской учет, как учитывать материалы, поступившие на склад, как списывать материалы, которые передаются на производство.
В процессе разбирательства становится ясно, что проблема состояла в ненадлежащем оформлении документов - кладовщик просто не списывал материалы, которые передавал в производство.
Бухгалтеры проводят сверку документов, и выясняется, что, действительно, нет никакой недостачи ТМЦ, просто не осуществлялось списание ТМЦ, передаваемых в производство, потому что у работника склада не было четких должностных инструкций.
В конечном итоге трудовой спор был урегулирован. Работник НЕ привлек юристов, НЕ написал жалобу, НЕ подал иск в суд.
Учитывая данный прецедент, работодатель незамедлительно со всеми кладовщиками оформил и подписал договоры о полной материальной ответственности.
С нашей стороны с работодателем был проведен инструктаж о важности того, чтобы все обязанности персонала были изложены письменно и зафиксированы в должностной инструкции, а должностная инструкция обязательно должна быть подписана каждым сотрудником.
Этот кейс демонстрирует, как ошибка кадровика - элементарное незаключение договора о полной материальной ответственности и отсутствие должностной инструкции - могли привести к тому, что работодатель не смог бы взыскать материальный ущерб с работника (в случае, если бы кладовщик, как материально-ответственное лицо, действительно допустил бы недостачу ТМЦ или иным образом причинил ущерб имуществу работодателя).
Более того, если кладовщик был не виноват и подал жалобу в ГИТ или иск в суд, то работодателю пришлось бы заплатить штраф за нарушение трудового законодательства по нескольким фактам нарушения трудового законодательства (штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей за одно правонарушение) и/или понести все последствия проигрыша дела в суде и возмещения морального вреда, судебных расходов на юридическую помощь и т.п.
Отсутствие приказов и распоряжений
Например, если работодатель не оформил приказ о переводе сотрудника на другую должность, такой перевод могут признать незаконным, со всеми вытекающими последствиями.
В случае проверки ГИТ работодатель заплатит штраф, если будет выявлено отсутствие приказа, а в случае возникновения спора с работником может быть обжалован незаконный перевод.
Несвоевременное обновление данных
Важно регулярно обновлять информацию о сотрудниках. Устаревшие данные могут привести:
- к неверным расчетам заработной платы и налогов, компенсаций, удержаний;
- нарушениям трудового законодательства и возможным штрафам;
- затруднениям в подготовке отчетности и взаимодействии с государственными органами;
- трудностям в управлении персоналом и оперативном принятии решений.
Пример из нашей судебной практики
К чему может привести несвоевременное обновление данных в совокупности с кадровой документацией ненадлежащего качества.
Выплата заработной платы и других причитающихся денежных средств на старые банковские реквизиты работника (если он не уведомил об изменении банковских реквизитов) при отсутствии в трудовом договоре, как самих банковских реквизитов, по которым следует переводить денежные средства, так и условий относительно правил предоставления актуальных реквизитов для оплаты, может привести к следующему риску: работодатель не сможет подтвердить надлежащую оплату, например, в процессе конфликта, при котором сотрудник будет оспаривать сам факт получения средств.
Другой исход в ситуации, при которой заявление о смене банковских реквизитов потеряно или уничтожено после истечения срока хранения (обычно от 1 до 5 лет). Если реквизиты указаны в трудовом договоре, и работник его подписал, то считается, что данные реквизиты являются правильными до тех пор, пока работник не внесёт изменения через новое заявление. Таким образом, даже если заявление об изменении реквизитов пропадёт, реквизиты в подписанном договоре остаются действительными. Работник не сможет утверждать, что деньги были отправлены неправильно, если он сам не предоставил новые данные.
Таким образом, надлежащее ведение кадрового учета вкупе с грамотно составленным трудовым договором позволяют работодателю избежать многих рисков.
Нарушение сроков представления отчетности
Своевременная сдача отчетности в государственные органы является критически важным аспектом кадрового учета. Пропущенные сроки или некачественно оформленные отчеты могут повлечь за собой штрафы и дополнительные проверки.
Даже задержка в один день может привести к штрафу.
Ошибка в расчете зарплаты и налогов, в том числе возникшие в результате не соответствующих законодательству локально-нормативных актов (ЛНА)
Пример: специалист по расчету заработной платы не включил в расчет заработной платы премию, осуществив расчет только исходя из оклада, поскольку в действующую систему оплаты труда работодателя (ЛНА) своевременно не были внесены изменения. В итоге у работодателя несколько нарушений:
- не соответствующий законодательству ЛНА;
- недоплата денежных средств работнику;
- неправильно рассчитанный и уплаченный в бюджет налог, что приведет впоследствии к недоимке и начислению пени.
Несоответствие внутренних процессов работодателя требованиям законодательства
Законы и нормативы в сфере труда постоянно меняются, и работодатели, не уделяющие должного внимания актуализации внутренних процессов и отражения изменений во внутренних ЛНА, рискуют оказаться вне правового поля. Несоблюдение норм трудового законодательства – частая причина штрафных санкций и судебных разбирательств.
Недостаточное внимание к вопросам безопасности данных
В эпоху цифровых технологий защита персональных данных становится одним из приоритетных направлений. Ошибки в документах о данных могут привести к утечке информации, что негативно скажется на репутации организации и приведет к правовым последствиям.
За что штрафуют трудовые инспекторы (ГИТ), прокуратура, военкоматы, налоговые инспекции?
Нарушения трудового законодательства
За несоблюдение норм, регулирующих трудовые отношения, предусмотрены следующие штрафы:
- для руководителей и ответственных лиц — от 1 до 5 тысяч рублей;
- для индивидуальных предпринимателей — в тех же пределах;
- для компаний — от 30 до 50 тысяч рублей.
Основание: часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Повторное нарушение трудовых норм
Если нарушения повторяются:
- должностным лицам грозит штраф от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификация до 3 лет;
- ИП — от 10 до 20 тысяч;
- организациям — от 50 до 70 тысяч.
Основание: часть 2 статьи 5.27 КоАП РФ.
Оформление трудовых отношений с нарушениями
За отсутствие трудового договора или замену его гражданско-правовым:
- штраф от 10 до 20 тысяч рублей для должностных лиц;
- от 1 до 5 тысяч — для ИП;
- от 50 до 100 тысяч — для юридических лиц.
Основание: часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ.
Повторные нарушения в оформлении трудовых отношений
- должностные лица — дисквалификация до 3 лет;
- ИП — штраф от 30 до 40 тысяч;
- юрлица — от 100 до 200 тысяч рублей.
Основание: часть 5 статьи 5.27 КоАП РФ.
Невыплата, задержка или неполная выплата зарплаты
Если зарплата не выплачена, не выплачена вовремя или в сумме ниже МРОТ:
- должностные лица — штраф до 20 тыс.;
- ИП — до 5 тыс.;
- юрлица — до 50 тыс.
Основание: часть 6 статьи 5.27 КоАП РФ.
Повторная невыплата, задержка выплаты или неполная выплата зарплаты
Если нарушение повторяется и не содержит признаков преступления:
- штраф до 30 тыс. рублей или дисквалификация;
- для ИП — до 30 тыс.;
- для организаций — до 100 тыс.
Основание: часть 7 статьи 5.27 КоАП РФ.
Частичная невыплата зарплаты более 3 месяцев с умыслом
- штраф до 120 тыс. руб. или иная уголовная ответственность (вплоть до лишения свободы).
Основание: часть 1 статьи 145.1 УК РФ.
Полная невыплата более 2 месяцев с умыслом
- штраф до 500 тыс. руб. или лишение свободы до 3 лет.
Основание: часть 2 статьи 145.1 УК РФ.
Оценка условий труда
При отсутствии спецоценки или ее неправильном проведении:
- должностные и ИП — штраф до 10 тыс.;
- юрлица — до 80 тыс.
Основание: часть 2 статьи 5.27.1 КоАП РФ.
Нарушения при работе с иностранными гражданами
- должностные лица — штраф до 50 тыс.;
- организации — до 800 тыс., плюс возможно приостановление деятельности.
Основание: статья 18.15 КоАП РФ.
Нарушение закона о персональных данных
За незаконную обработку персональных данных:
- должностные — до 20 тыс.;
- юрлица — до 100 тыс.;
- Повторное нарушение — штрафы кратно выше.
Основание: статья 13.11 КоАП РФ.
Отсутствие уведомления в Роскомнадзор
Если уведомление об обработке данных не подано:
- штраф для должностных лиц — до 500 руб.;
- для организаций — до 5 тыс.
Основание: статья 19.7 КоАП РФ.
Важно: планируется увеличение штрафов в 100 раз в 2025 году (законопроект №502104-8).
Нарушения воинского учета
- должностные — до 50 тыс.;
- юридические — до 500 тыс.
Основание: статьи 21.1, 19.38, 21.2, 21.4 КоАП РФ.
Несдача отчетности
За неотправку сведений в ФНС, СФР или Росстат:
- 200 руб. за каждый документ (физлица);
- до 5 тыс. руб. — для компаний (ст. 126, 129.1 НК РФ);
- по данным Росстата — от 10 до 70 тыс. рублей.
Основание: статьи 5.27, 13.19 КоАП РФ.
Практические рекомендации по снижению риска штрафов
Чтобы минимизировать риски возникновения штрафных санкций за ненадлежащее ведение кадрового делопроизводства рекомендуется:
- Регулярно проводить внутренний аудит кадрового делопроизводства.
- Обеспечивать постоянное обучение персонала кадрового отдела.
- Внедрять современные системы защиты информации и автоматизации кадровых процессов, что позволит сократить количество ошибок.
- Передать кадровые функции специализированной аутсорсинговой компании
Заключение
Аутсорсинг кадровых услуг представляет собой мощный инструмент для оптимизации бизнес-процессов, позволяющий сократить затраты, повысить качество кадрового обслуживания и снизить риски, связанные с ошибками в оформлении документации.
Однако при выборе аутсорсингового партнера важно учитывать как преимущества, так и возможные недостатки, связанные с потерей контроля, безопасностью данных и зависимостью от внешнего провайдера.
Понимание ключевых этапов работы аутсорсинговой компании, правильная организация обмена информацией и регулярный мониторинг результатов помогут избежать распространенных ошибок и снизить вероятность возникновения штрафов.
В конечном итоге грамотное использование кадрового аутсорсинга способствует повышению эффективности бизнеса, позволяя сосредоточиться на стратегическом развитии и улучшении конкурентных позиций на рынке.
Таким образом, ведение кадров на аутсорсинге может стать стратегическим решением, обеспечивающим как оперативное выполнение кадровых функций, так и долгосрочное развитие организации в условиях постоянно меняющейся деловой среды.
Данная статья призвана помочь руководителями специалистам HR-отделов понять, какие возможности и риски скрываются за переходом на аутсорсинг, и как грамотно организовать этот процесс для достижения максимальной эффективности Вашего бизнеса.
Руководитель кадрового направления компании ИВРОСТ Литвин Виктория.