Зачем компании кадровый аудит: цели, этапы, риски

Оглавление

1. Кадровый аудит: что это?
2. Когда и почему необходим кадровый аудит
3. Цели и задачи аудита
4. Риски для бизнеса. Последствия халатного ведения кадрового учета
5. Виды аудита
6. Ключевые этапы
7. Наиболее распространенные ошибки, выявляемые при проверках, которые обходятся особенно дорого
8. Заключение

Кадровый аудит: что это?

Законодательство РФ возлагает на каждого работодателя обязанность по ведению кадрового учета, независимо от организационно-правовой формы и количества сотрудников.

Трудовым кодексом (далее - ТК РФ) определен перечень обязательных кадровых документов и правила их оформления. Однако, несмотря на требования закона, многие компании ведут учет ненадлежащим образом, допуская ошибки, отклонения от установленных норм, игнорируют изменения в законодательстве. Иногда учет ведется хаотично или в сильно усеченном виде (только в той части, которая необходима для начисления ЗП), отдан в руки сотрудника, не обладающего соотвествующей квалификаций.

Кадровый аудит – это всесторонняя проверка и анализ кадрового учета организации на предмет соответствия требованиям ТК РФ, направленная на выявление ошибок и нарушений. Проще говоря, это инструмент, который помогает увидеть слабые места в кадровом учете и вовремя их устранить, чтобы избежать штрафов, финансовых потерь, трудовых споров с сотрудниками, приостановки деятельности и многих других проблем.

Иногда под кадровым аудитом подразумевается:

• аудит кадрового потенциала (в процессе которого выявляются слабые места в использовании человеческих ресурсов, проблемы мотивации и удержания персонала)
• аудит кадровых процессов (когда анализируются непосредственно процессы найма, увольнения, адаптации, мотивации сотрудников и др.)

В рамках этой статьи мы рассмотрим кадровый аудит, подразумевая под этим понятием проверку и анализ состояния кадрового делопроизводства организации.

Когда и почему нужно проводить кадровый аудит

КОГДА	ПОЧЕМУ
Перед проверкой со стороны контролирующих органов	Даже небольшие ошибки в кадровых документах могут привести к серьезным санкциям и финансовым потерям
При смене руководства компании /специалистов, ответственных за ведение учета кадров/компании-аутсорсера	Новому руководителю или кадровому специалисту важно понимать текущее состояние кадрового учета. Для руководителя это имеет особенное значение, т.к. по закону именно он несет ответственность за полноту и корректность кадрового учета
При частых трудовых спорах и претензиях сотрудников	Частые споры могут свидетельствовать о нарушениях в оформлении отношений между работодателем и работниками, что может приводить к конфликтам. Устранение проблем в кадровом учете помогает: уменьшить риски проигрыша в судебных спорах с персоналом, предотвратить новые споры и конфликты и улучшить отношения с сотрудниками
В случае массового найма или сокращения	Вероятность и «цена» ошибок резко возрастает. Неправильно оформленные кадровые процессы могут привести к множественным судебным разбирательствами и очень крупным штрафам (т.к. количество нарушений равно количеству документов, где была допущена одна и та же ошибка)
При реорганизации, слиянии, поглощении	Перед изменениями зачастую необходимо оценить состояние кадрового учета компаний-участников и подготовиться к объединению кадровых систем, унификации внутренних регламентов и документов. Также может потребоваться анализ кадрового состава с целью оптимизации численности персонала (в случае дублирования должностей)
При значительных изменениях в действующем законодательстве	Для выявления несоответствия ведения кадрового делопроизводства актуальным нормам с целью предотвращения разнообразных рисков, связанных с несоблюдением законодательства
В качестве регулярного	Проводится компаниями в качестве профилактики ошибок и для поддержания высоких стандартов процессов в компании. Рекомендуемая частота - 1 раз в год, т.к. чаще всего контролирующие организации делают проверку именно за этот период (за исключением документов и процессов длящегося характера (например, трудовых договоров)
Перед внедрением автоматизированной системы учета кадров	Для обеспечения точности и полноты вводимых данных и минимизации рисков некорректного функционирования новой системы

Статистика обращений в нашу компанию по вопросам кадрового аудита

Задачи и цели кадрового аудита

Основная цель –это снижение рисков для бизнеса, связанных с неправильно оформленными документами или неэффективными кадровыми процессами.

Вот основные задачи аудита кадров:

• Проверка соответствия кадрового учета актуальным требованиям трудового законодательства
• Выявление ошибок в кадровом делопроизводстве и учете кадров
• Оценка уровня профессионализма специалистов кадровой службы компании
• Разработка рекомендаций по улучшению работы с кадрами

Риски для бизнеса. Последствия халатного ведения кадрового учета

Финансовые потери - штрафы за несоблюдение ТК РФ, пени, компенсации сотрудникам, переплаты в случае ошибок с начислением ЗП, судебные издержки (при трудовых спорах), затраты на юристов и т.д.

Внеплановые проверки - ошибки и нарушения в учете кадров могут привести к претензиям и жалобам сотрудников в ГИТ, налоговую инспекцию, прокуратуру. Такие обращения чаще всего приводят к внеплановой проверке со стороны органов надзора

Юридические риски - санкции со стороны контролирующих органов вплоть до дисквалификации или уголовной ответственности руководителя, а также приостановки деятельности предприятия (при серьезных нарушениях ТК РФ)

Трудовые споры - сотрудники в случае несоблюдения их прав могут инициировать судебный иск в отношении работодателя.

Репутационные потери - негативная информация о компании, как о работодателе, приводит к проблеме с наймом персонала и к снижению рейтинга доверия в целом.

В цифрах: По разным оценкам, стоимость найма нового сотрудника в среднем может составлять до 300% его зарплаты (включая расходы на рекрутинг, обучение, снижение производительности в период адаптации). Если текучесть высока, эти затраты становятся очень значительными.

При проблемах с наймом ситуация усугубляется. Длительность рекрутинга возрастает, и, как следствие, еще больше увеличивается стоимость подбора новых сотрудников (дополнительные часы работы рекрутера, размещение рекламы), а также растут потери, связанные с простоем рабочего места.

Виды кадрового аудита

По полноте:

1. Полный аудит кадрового делопроизводства (проверка всей кадровой документации, включая персональную кадровую документацию по каждому сотруднику, и всей системы учета кадров - КДП далее по тексту).
2. Выборочный аудит.

Выборочность может подразумевать:

• локальную проверку одного или нескольких участков КДП (например, только трудовые договора и ЛНА, и т.д)
• проверка договоров и прочих персональных кадровых документов (приказов, трудовых книжек и пр.) не по каждому сотруднику, а выборочно. Этот метод используется при наличии типовых трудовых договоров с сотрудниками. Рекомендуемый объем выборки - 5-10% от общей численности персонала.

По характеру проведения:

1. Плановый аудит. Проводится регулярно согласно заранее утвержденному графику, целью является систематический контроль качества учета.
2. Внеплановый аудит. Осуществляется вне графика, зачастую - срочно. И чаще всего инициируется при возникновении проблем (проверка, внезапное увольнение специалиста, ответственного за КДП и т.д.) или подозрений на ошибки в учете.

По способу проведения:

1. Внутренний кадровый аудит. Проводится силами самой компании. Такой аудит часто бывает менее эффективным из-за недостаточной объективности и профессионализма ответственных за проведение аудита сотрудников
2. Внешний кадровый аудит. Выполняется независимыми экспертами, специализирующимися на кадровом консалтинге. Это позволяет получить объективную картину состояния кадрового учета и рекомендации по исправлению ошибок

Независимо от того, осуществляется ли проверка собственными силами или привлекается внешний исполнитель, общий порядок действий остается схожим.

Рассмотрим ключевые этапы кадрового аудита:

1 этап. Подготовительный — на этом этапе определяется цель и задачи аудита, а также разрабатывается план его проведения.

В плане необходимо учесть все аспекты, которые будут проверяться.

Издается приказ о проведении аудита, в котором устанавливаются цели, задачи проверки и ответственные за ее проведение.

2 этап. Сбор информации — осуществляется сбор документации и всех необходимых данных о кадровых процессах

3 этап. Проверка наличия и анализ следующих кадровых документов (перечень обязательных кадровых документов может быть более широким - это зависит от специфики деятельности компании):

• Устав организации. Вся кадровая документация в ходе аудита будет проверяться на соответствие сведениям из Устава, такими как: наименование, юридический адрес, наличие филиалов и подразделений, полномочия руководителей и пр.
• Локально-нормативные акты, должностные инструкции и листы ознакомления
• Трудовые договоры со всеми дополнениями и изменениями
• Трудовые книжки
• Заявления сотрудников (о приеме, отпусках, увольнении)
• Штатное расписание
• График работы и график отпусков, график сменности
• Приказы по личному составу и приказы по основной деятельности, относящиеся к кадрам.
• Кадровые журналы (обязательные и журналы регистрации, введенные работодателем)
• Документы о проведении СОУТ, наличие журналов инструктажа по охране труда
• Табель учета рабочего времени
• Документы по защите персональных данных. Согласия работников на обработку персональных данных
• Документы, подтверждающие выплату зарплаты и отпускных
• Другие кадровые документы

Документация анализируется с целью выявления:

• отсутствующих документов и сведений
• ошибок и недочетов в документации или учете
• несоответствия кадровой документации и учета актуальным нормам ТК РФ

На этом этапе важно не только выявить проблемы, но и понять их причины

4 этап. Формирование перечня выявленных нарушений (например, в виде акта или заключения) и разработка плана по их устранению.

По итогам кадрового аудита в соответствии с разработанным планом проводятся работы по устранению нарушений.

Как мы уже замечали, хотя этапы кадрового аудита схожи для всех случаев, разница между проведением внутреннего аудита силами самой компании и внешним аудитом с участием специализированных фирм может быть весьма существенна.

Собрали в таблицу основные различия:

Критерий	Собственные силы	Специализированная компания
Экспертиза	Ограниченные знания и опыт	Глубокая экспертиза и опыт (в т.ч. в смежных с кадровыми вопросами областях)
Объективность	Возможна предвзятость и субъективные оценки, личная заинтересованность в определенном результате сотрудника, ответственного за аудит	Профессиональный нейтральный взгляд и независимый анализ
Время	Длительное (по причине совмещения проверки с текущей деятельностью сотрудников , из-за ограниченности человеческих ресурсов, знаний и опыта)	Быстрая реализация благодаря профессионализму исполнителей и отлаженным процессам
Качество и полнота	В зависимости от уровня профессионализма / опыта исполнителя и наличия возможности провести комплексный анализ (с привлечением юристов в области трудового права)	Высокое качество, экспертный уровень команды специалистов (включая юристов, бухгалтеров, налоговых консультантов)
Результаты	Есть риски упущений, неполного документирования результатов проверки, недооценки существующих проблем	Детальное описание выявленных ошибок, с подробными рекомендациями по их устранению Профессиональный анализ существующих рисков
Стоимость	Экономия (имеет риск быть временной)	Может быть существенной (но снижает или исключает потенциальные финансовые потери от некачественно проведенного аудита)

Выбор между кадровым аудитом своими силами и привлечением специализированной компании зависит от Ваших целей. Если хотите получить качественный, объективный и быстрый результат — лучше довериться профессионалам.

В случае осуществления внутреннего аудита и при значительной ограниченности ресурсов на его проведение рекомендуем в первую очередь проанализировать кадровую документацию на предмет выявлений нарушений, за которые предусмотрены серьезные санкции со стороны контролирующих органов и значительные штрафы.

Наиболее распространенные ошибки, выявляемые при проверках, которые обходятся особенно дорого:

Трудовые договоры

• Уклонение от заключения трудового договора (ч.4, ст.5.27 КоАП РФ)

Работник был допущен к работе, есть признаки трудовых отношений, а договора нет.

Закон требует оформление трудового договора (далее по тексту - ТД) в течение 3-х рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу.

Отсутствие договора - это не единственное нарушение закона в случае неоформления трудовых отношений. Параллельно не исполняются и другие нормы ТК, а именно: по наличию прочей кадровой документации, по охране труда, по предоставлению отпусков и больничных, по предоставлению обязательного отчета о найме по форме ЕФС1 в СФР и пр. И каждое из этих нарушений тоже штрафуется. 

Штрафы:

должностные лица - от 10 до 20 т.р (повторно - дисквалификация от 1 до 3 лет)

ИП - до 10 т.р. (повторно - от 30 до 40 т.р.)

юрид.лица - от 50 до 100 т.р. (повторно от 100 до 200 т.р.)

• Заключение договора ГПХ вместо ТД приравнивается к отсутствию ТД со всеми вытекающими (ч.4, ст.5.27 КоАП РФ). ТК РФ запрещает оформлять договора ГПХ в тех случаях, когда необходимо заключение ТД (ст.59 ТК РФ)
• Ненадлежащее оформление ТД (ч.4, ст.5.27 КоАП РФ)

Например, часто встречающаяся ошибка - отсутствует подпись работника в ТД или в договоре не указаны определенные условия: место работы, условия выплаты зарплаты, режим рабочего дня. При отсутствие этих существенных условий ТД, которые должны быть в обязательном порядке согласованы Сторонами, договор может быть признан незаключенным. И ответственность предполагается такая же, как если бы ТД не был заключен вовсе.

Локальные нормативные акты (далее - ЛНА), отсутствие подписи работника об ознакомлении с ЛНА(ст. 5.27 КоАП РФ)

Частая ошибка - отсутствие обязательных ЛНА и/или обязательных кадровых документов, предусмотренных ТК РФ, графика отпусков, приказа об утверждении формы расчетного листка, штатного расписания. В зависимости от специфики деятельности компании список обязательных ЛНА может быть увеличен).

Если сотрудник не ознакомлен с ЛНА, приказом, ответственность такая же, как и при их отсутствии.

Штрафы:

должностные лица - до 5 т.р

ИП - до 5 т.р

юридические лица - от 30 до 50 т.р

**За исключением микропредприятий и некоммерческих организаций, кроме обязательного документа о временном переводе на дистанционную работу (ст. 8 и 309.2 ТК РФ).

В случае полного и частичного отказа от создания отдельных ЛНА трудовой договор должен быть заключен на основе типовой формы (Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 N858), при этом в такой договор вносятся все условия, которые обычно закрепляются в ЛНА.

Персональные данные

Порядок обработки и передачи персональных данных регулируется N 152-ФЗ «О персональных данных». За нарушения в этой области предусмотрена административная и уголовная ответственность ( ст. 13.11 КоАП РФ, ст. 137 УК РФ)

Штрафы:

должностные лица — от 10 до 20 т.р.(повторно от 20 до 50 т.р)

юридические лица — от 60 до 100 т.р (повторно от 100 до 300 т.р.)

Нарушения нормативных требований в области охраны труда (ст. 5.27.1 часть 2 КоАП РФ)

Штрафы:

должностные лица - до 30 т.р (повторно - от 30 до 40 т.р или дисквалификация от 1 года до 3 лет)

ИП - до 30 т.р. (повторно - от 30 до 40 т.р. или приостановление деятельности до 90 суток)

юридические лица - до 130 т.р. (повторно от 100 до 200 т.р или приостановление деятельности до 90 суток)

* За несоблюдение норм в области охраны труда, повлекшие тяжкий вред здоровью или смерть человека, предусмотрена уголовная ответственность (ст.143 УК РФ) 

Невыплата или неполная выплата* зарплаты в установленный срок, выплата ЗП ниже МРОТ (ч.6 и ч.7 статьи 5.27 КоАП РФ)

Штрафы:

должностные лица — от 10 до 20 т.р;

ИП - от 1 до 5 т.р.;

юридические лица — от 30 до 50 т.р

*Невыплата (свыше 2 мес.) или частичная выплата ЗП (свыше 3 мес.) из корыстной или иной личной заинтересованности работодателя ( ст. 145.1 УК РФ) наказывается штрафом от 100 до 500 т.р либо лишением права занимать определенные должности или осуществлять определенную деятельность, либо принудительными работами, либо лишением свободы до 3 лет.

Нарушение требований законодательства при работе с иностранными работниками (ч.1 ст. 18.15 КоАП РФ)

Штрафы:

должностные лица — от 20 до 70 т.р.

юридические лица — от 250 т.р до 1 млн.р. (либо административное приостановление деятельности на срок от четырнадцати до 90 суток)

Учет рабочего времени (ч.4 ст. 91 ТК РФ)

Каждый работодатель обязан вести табель учета рабочего времени. Штраф за отсутствие — до 50 т.р.

Разные должностные оклады для одинаковых должностей (Письмо Минтруда России от 25.10.2017 N 14-1/В-953)

Штрафы:

должностные лица — от 1 т.р.

юридические лица — от 30 т.р

Согласно официальному отчету Роструда за 2023 год:

Всего выявлено нарушений: около 500 тысяч

Наибольшее их количество связано с:

• неправильным оформлением трудовых договоров (58 680)
• ненадлежащим уровнем оплаты труда (112 195)
• несоблюдением норм охраны труда (51 379)

Большинство жалоб поступает от работников, столкнувшихся с задержками зарплат, неправомерными увольнениями и отказами в предоставлении социальных гарантий

А вот наглядный кейс из нашей практики

Компания, занимающаяся производством металлоконструкций, обратилась в ИВРОСТ, в связи со сложной ситуацией с главным бухгалтером компании, которая подала жалобу в ГИТ о том, что в компании происходит систематическое нарушение ТК РФ, также она подала иск в суд о незаконном увольнении и восстановлении на работе, с выплатой среднего заработка за вынужденный прогул, компенсации морального вреда.

Клиент обратился к нам не понимая, что ему необходимо делать, ведь фактически КДП занималась главный бухгалтер. Соответственно Клиенту было не понятно, какие у него есть документы в наличии, в порядке ли они, соответствуют ли законодательству. И времени на то, чтобы разобраться самостоятельно у Клиента почти не оставалось, ведь Клиент обратился в нашу компанию уже на стадии, когда ГИТ уже запросила на документарную проверку определенный перечень кадровых документов.

Как выяснилось по итогам общения с Клиентом, в компании кадровый учет неофициально (без возложения обязанностей по ведению кадрового учета на главного бухгалтера, без подписания дополнительного соглашения, приказа, должностной инструкции) вела главный бухгалтер.

В результате подобного ведения кадрового учета главным бухгалтером, в компании отсутствовали надлежаще оформленные трудовые договоры, ПВТР, согласия на обработку персональных данных, подписанные приказы и проч. Кадровый учет находился в плачевном состоянии.

Более того, главный бухгалтер, злоупотребив своими обязанностями, изъяла и свой договор и утверждала, что он в принципе с ней не был заключен.

Специалистами ИВРОСТ был проведен срочный кадровый аудит

• Количество сотрудников - 30 человек
• Цель аудита - прохождение внеплановой проверки (по жалобе)
• Срок проведения срочного аудита: 2 рабочих дня

Результат аудита кадровой документации:

• в компании либо полностью отсутствуют кадровые документы, либо в лучшем случае они заведены в базу 1С, но не распечатаны, не подписаны
• отсутствуют ПВТР, Положение об оплате труда, ТД и приказы о приеме на работу подписаны не со всеми сотрудниками
• немногочисленные ТД, которые были в наличии, содержали многократные существенные нарушения ТК РФ. 

В ходе аудита были выявлены многократные нарушения ч. 1 ст. 5.27 КоА (более 60 случаев); более 20 случаев - в ч.4, ст.5.27 КоАП РФ, (договор в принципе отсутствовал и/или не был подписан с сотрудником); ст. 13.11 КоАП РФ - отсутствовали документы по защите персональных данных.

Только по приблизительной оценке, если бы все это обнаружила ГИТ в ходе проверки, то общая сумма штрафа была бы близка к 1,1 млн. рублей или более, в зависимости, от того, как инспекторы оценили ситуацию.

Стоимость аудита (30 000 р) была включена в общую стоимость по оказанию комплексной услуги: сопровождение проверки и восстановление кадрового учета.

По итогам аудита - Клиенту дано устное заключение (учитывая срочность вопроса).

Дальнейшие наши действия были следующие:

Клиентом было принято решение в срочном порядке приводить всю документацию в порядок

1. Специалисты ИВРОСТ направили ходатайство в ГИТ с просьбой предоставить больше времени для подготовки и предоставления кадровых документов.
2. В срочном порядке были подготовлены новые кадровые документы, трудовые договоры, соответствующие действующему трудовому законодательству и специфике работы и условиям труда в компании; приказы, положения, график отпусков, согласия на обработку персональных данных и многое другое, все было распечатано и заново подписано с сотрудниками.
3. Был подготовлен пакет необходимой документации на проверку ГИТ.
4. Юристами ИВРОСТ были подготовлены письменные пояснения в ГИТ. относительно ситуации с главным бухгалтером.
5. Юристы ИВРОСТ сопровождали директора компании в ГИТ непосредственно при составлении протокола.

Итоги:

В итоге проверку удалось успешно пройти, ограничившись только предупреждением.

Проведены работы по полноценному восстановлению кадрового учета в компании

Более того, успешное прохождение проверки ГИТ косвенно помогло работодателю в дальнейшем выиграть судебный процесс и признать увольнение главного бухгалтера законным.

Заключение

Подводя итог, можно сказать, что качественный кадровый аудит — не только про любовь к идеальному порядку, это - залог стабильной работы бизнеса. Надеемся, что нам удалось показать, как инвестиции в профессиональный аудит помогают избежать дорогостоящих ошибок, предотвратить потери и создать прозрачную систему управления персоналом, обеспечивающую устойчивость и рост Вашей компании.

Будем рады помочь!

Литвин Виктория

Руководитель кадрового направления компании ИВРОСТ